코로나19가 본격적으로 확산된 2020년부터 대한민국은 디지털 전환에 속도를 내었다.
특히나 고등교육의 대학에서는 비대면 수업 등 교수학습 환경 변화에 신속하게 대응하고자 디지털 대전환인 흐름에 편승하여 학교의 전산 시스템을 클라우드화하는 대학들이 늘어났다.
가장 변화에 더딘 교육계가 최대한 발 빠르게 디지털 혁신이 되었다.
그렇다면? 실제 교육행정을 담당하는 직원들에게는 디지털 혁신이 왔을까?
학생 상담 업무 외에도 대학 내 여러 중추기관들과 유기적으로
협업하면서 일을 많기도 하고, 행정 직원 충원을 하지 않아 늘 일이 많아요.
이렇게 내부에서도 유기적으로 업무 협업이 많으나, 행정 직원이 많지 않다면 업무를 좀 더 스마트하게 변경해 보는 것이 좋지 않을까라는 생각이 든다.
이에 업무를 보다 혁신적으로 줄이고, 업무의 현황과 문제점을 빠르게 알릴 수 있는 협업 툴인 클로바인을 사용해 업무를 진행한 다른 교직원 B씨의 경험담을 들어보자.
“클로바인을 사용한 뒤에는 빠른 업무 파악과 시간 절약이 되어 이전보다 빠른 업무처리가 가능해 편리하게 일을 처리하고 있어요. 제가 장점이라 생각한 부분과 기능을 소개해 드리도록 할게요”
업무적 장점 TOP3
1. 시간 절약
많은 부서들과 협업을 하다 보면 유선으로 소통하는 일들이 많다. 예를 들어 교과목 개설을 할 때 각 단대별 행정담당자 혹은 조교들에게 안내 및 교과목 개설 유무, 교수학습센터와 학사정보팀과의 협업 등 똑같이 전달해야 하는 내용을 몇 번을 말하게 되는데 클로바인은 업무에 필요한 사람을 프로젝트에 초대하여 해당 업무를 담당하게 하고 또한 수정 변경에 대해서도 해당되는 사람들에게 한 번에 안내하는 기능이 있어 유선통화로 안내하는 시간들이 줄어들었다.
! 시간 절약을 가능하게 했던 기능
릴레이션 기능
– 교과목 수업계획서 입력을 각 단대나 학부(과)로 따로 연락하지 않고 릴레이션으로 묻고 완료된 사항을 확인하니 유선 업무가 줄어들었고, 일정 종료일에 맞추어 리마인드해 주는 기능으로 유선 업무가 확 줄어들었다.
담당자 지정
– 각 업무별로 담당자를 지정하여 업무를 시작하니 담당자 찾아 삼만리를 하지 않아서 시간 절약이 된다.
2. 업무현황 파악
학사업무가 교내에서는 중추적인 일이라 각 팀원별로 많은 양의 업무를 진행하고 있는 것을 하나하나 다 보고 드리기가 어려웠는데 팀장님이 먼저 저희 팀의 주된 프로젝트를 보고 주요 이슈들만 팀 회의 시간에 논의를 하니 팀 내 업무공유도 더 잘 되고, 팀 회의 시간도 효과적으로 줄일 수 있었다.
! 업무현황 파악을 도와준 기능
포트폴리오
– 공동의 목표를 위해 각 부서가 각각 진행해야 하는 사항을 한곳에 모아 진행 및 문제 사항을 알 수 있어 편리하였다.
현황
– 각 담당자가 진행하고 있는 프로젝트에 일정 및 진행률을 관리자가 한눈에 볼 수 있어 주된 사항만 논의할 수 있도록 도와주었다.
3. 빠른 인수인계
교직원의 경우 다양한 직렬의 업무를 넘나들며 부서 이동이 될 때가 있다. 이럴 때 넉넉한 시간을 주고 서로 인수인계를 받으면 좋겠지만 그렇지 못한 경우가 대부분이다.
하지만 이 툴을 사용하면 이전 담당자가 어떻게 업무를 진행했는지의 업무의 밑그림을 보고 따라 진행할 수 있으며, 그 업무의 진행과정을 다 볼 수 있기 때문에 업무 실수를 줄일 수 있었다.
! 인수인계를 도와준 기능
마인드맵
– 업무를 각 카테고리로 묶어 구성한 사항을 보면 업무를 어떻게 운영하고자 했는지를 한눈에 볼 수 있어 이해가 빠르게 되었다.
간트차트
– 간트차트의 각 업무에 있는 화살표로 업무의 흐름을 알 수 있어 이해가 빠르게 되었다.
드라이브
– 각 업무마다 해당되는 산출물이 한곳에 모여있어 과거의 산출물을 빠르게 찾아 앞선 사례들을 보고 진행할 수 있었다.
이외 업무에 개인이 사용하면 좋은 기능
1.할일
오늘의 할 일을 잊지 않기 위해 TO DO 리스트를 작성하는 분들이 많을 것이다.
하지만 클로바인 내에 할 일이라는 기능이 있어 다른 툴을 사용하지 않고도 나의 할 일을 사용할 수 있다.
2. 태스크보드
다양한 곳과 협업을 하다 보면 어느 팀에게 받은 업무인지 모를 때가 있다.
이럴 때 태스크 보드로 어느 팀에게 받은 업무인지를 정리할 수도 있다.
3. 드라이브 기능 중 파일컴페어
수정된 기획(안)을 컨펌받을 시 상사에게 변경된 사항을 확인 및 비교를 위해 프린트하여 형광펜으로 표시를 해드리는 등 여러 방법을 동원하여 안내해 드렸지만, 파일컴페어 기능으로 확인 및 설명하면 어느 위치에 무엇이 변경되었는지 바로 확인 가능하다.
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B씨 : “저는 클로바인통해 훨씬 스마트하게 MZ용어로 알잘딱깔센으로 일을하고 있어요.”
B씨 사례처럼 사용하려면 ‘전사적으로 도입을 해야 편리하게 사용할 수 있겠다.’라고 생각할 수 있습니다. 하지만 전사가 아닌 주로 협업하는 사람끼리만 적용하더라도 업무 협업이 보다 효과적으로 진행될 수 있습니다.
스마트한 업무 툴 하나로 보다 편리하고, 센스있는 업무 협업을 경험해보시기 바랍니다.
