코로나 때 수혜 본 업종이 인테리어 업종이라고 하죠. 사람들이 집에 머무는 시간이 늘어나면서 ‘공간’에 대한 관심도가 많이 높아졌습니다. 그중에서도 ‘인테리어’에 대한 관심이 점점 커져 많은 인테리어 업체 대표님들께서 바쁘게 보내졌을 거 같습니다.
하지만 인테리어 수요가 급격하게 많아져 기존에 있던 인력으로 업무를 처리하기에 힘들지 않으셨나요? 문의가 많아져 급하게 인력을 충원하였는데 위드코로나를 외치는 이 시점. 인테리어 시장이 다시 정체되어 이제는 뽑아 두었던 인력이 부담스럽지 않으신가요.
상승 곡선을 그리던 매출이 정체 되고 있거나 하락 선을 보인다는 이야기를 많이 보았는데요. 그렇다면 우리 대표님들은 제일 먼저 생각하시는 게 인력을 감소시키는 일이 되겠죠. 인력을 충원하시기 이전에 업무 프로세스를 잘 정립하였다면 곤란한 상황은 없었을 거라 이야기해 드립니다.
지금부터 여러 현장을 진행하고 있는 김대리가 이야기하는 클로바인을 사용하여 인테리어 현장 관리 어떻게 하면 될지 알아보겠습니다.
프로젝트 개요 및 현황 관리
클로바인 개요 및 현황 관리를 이용한다면 현장별 놓치지 말아야 하는 정보, 팀원들 간 결정한 규칙, 목표를 작성하여 상기시켜줌으로써 컴플레인 없이 성공적으로 끝날 수 있게 도와줍니다.
또, 오른쪽에 활동 로그가 기록되어 내가 한 업무, 팀원들의 진행 과정들을 파악할 수 있습니다. 그리고 현황 페이지를 통해 프로젝트 진척도, 태스크별 진행률을 시각화하여 보여주기 때문에 진척도를 한눈에 파악할 수 있습니다. 인테리어 현장 관리를 하는 담당자분들에게 매우 필요한 기능이 될 거 같습니다.
태스크
2. 직관적인 카드로 한눈에 진행 현황을 확인하는 칸반보드
3. 단순 리스트가 아닌, 일정 그래프로 업무 흐름을 확인하는 간트차트
태스크에서는 3가지 기능을 제공하고 있습니다. 이 기능 중 하나만 설정하는 것이 아니라 모두 연동되고 있어 상황에 따라 더 효율적인 방법으로 확인 및 관리 할 수 있죠.
① 태스크 - 마인드맵
어느 업종이든 회사 규모가 커지면 커질수록 체계가 잡혀 있지 않으면 인력관리, 업무 관리가 쉽지 않은 것 같아요. 더군다나 인테리어 시장만큼 복잡한 시공과 체크해야 할 것들이 많은 곳이라면 이 프로젝트 관리 툴이 위력을 발휘하게 됩니다. 많은 기능 중에서도 도움을 받을 수 있는 부분이 태스크 탭에 있는 마인드맵, 간트 차트, 칸반 보드 기능입니다.
이 마인드맵은 업무를 단순 나열하는 것이 아닌 마인드맵 구조로 되어 있어 프로세스 간 관계 및 우선순위 파악에 용이합니다. 엄청나게 많은 공정도 마인드맵을 통한다면 현장 현황을 금방 파악하실 수 있으실 겁니다.
② 태스크 - 간트 차트
간트 차트는 마인드맵에서 작성했던 태스크를 일정 순으로 나타내주어 일정 관리하기에 아주 용이합니다. 많은 회사는 지켜야 하는 마감일이 있는데요. 인테리어 시장 또한 고객님들이 입주해야 하는 일정이 정해져 있기에 꼭 납기를 맞추어야 합니다. 그렇기에 많이들 사용하시는 게 엑셀일 거라고 예상이 되는데요.
엑셀을 전문적으로 사용하기에는 많은 시간이 필요하죠. 클로바인 간트차트를 이용하면 툴을 잘 다루지 못하는 분들도 금방 적응할 수 있게 만들어져 엄청 편리합니다. 또한 단순 일정 관리에만 초점을 둔 것이 아닌 태스크 관리 또한 가능하게 만들어져 있습니다. 프로그램을 이것저것 사용하는 불편함을 줄여주는 너무 효율적인 기능입니다.
② 태스크 - 칸반 보드
칸반은 애자일 방법론 중 하나로 프로젝트에서 자주 사용되는 관리 도구로 알려져 있습니다.
대기 중, 진행 중, 완료, 이슈, 홀드 5가지를 드롭 앤 드롭 방식으로 현황 변경을 쉽게 할 수 있습니다. 간편하게 태스크 관리를 할 수 있어 자주 사용하는 기능입니다.
클로바인의 모든 태스크는 유기적으로 연결되어 있습니다. 사용자의 편의에 맞춰져 있어 가장 편리한 기능을 이용하여 나에게 맞는 업무 관리를 하실 수 있으실 거 같습니다.
꼭 짚고 넘어가야 하는 일 - 릴레이션
품의서, 지출결의서, 요구사항 이슈 사항 등 꼭 짚고 넘어가야 하는 일 등 꼭 해결해야 하는 일을 말하며
태스크에 연결을 지어 유기적인 관리가 가능하게 도와주는 기능입니다.
릴레이션에서는 프로젝트에 필요한 서류들을 관리할 수 있게 도와줍니다. 기본적으로 클로바인에서 자체 제공 서류 양식을 제공해주고 있습니다. 기존에 사용하고 계시던 서류 양식이 있다면 드라이브에 저장한 후 불러오기로 사용할 수도 있습니다.
예를 들어 인테리어 현장에 사용하고 남은 잔량 반품 요청이 들어왔을 때, 릴레이션을 태스크에 걸어 담당자가 확인하고 처리할 수 있게끔 만들 수도 있습니다.
참여자/담당자 관리
인테리어는 현장 관리만 중요한 게 아닌 담당자 관리도 굉장히 중요하죠. 클로바인에서는 일일히 연락을 취해 현황을 파악하는 것이 아닌 참여자/담당자 관리로 와이파이 연결이 되는 곳에서는 바로바로 확인할 수 있습니다.
또한 이미 참여하고 있는 업무를 체크하여 한 사람에게 일이 몰리는 현상 또한 방지할 수 있습니다. 그리고 참여자에 따라 접근 권한을 다르게 설정할 수 있어 활용도가 더욱더 높을 것으로 예상이 됩니다.
대용량 저장 드라이브
인테리어 현장을 관리하다 보면 기획안, 제안서, 견적서, 시공 의뢰서 등 주고받는 서류들이 많아질 것입니다. 클로바인에서는 대용량 저장 드라이브뿐만 아닌 AI 기술로 만들어진 파일 컴 페어와 자동 버전관리를 제공해주고 있습니다.
예를 들어 고객님께 견적서를 드린 후 시공 전까지 여러 번 수정이 되는 걸 경험하셨을 겁니다. 단순 문서파일로 관리하셨을 땐 _230328. 등 다양한 방법으로 최신버전을 관리하셨을 텐데요. 가끔가다 견적서를 어디에 저장해두었는지 잊어버릴 때도 생기곤 합니다.
하지만 클로바인에서 제공하는 드라이브 버전관리를 이용하신다면 파일명을 변경할 필요 없이 같은 파일명으로 자동 버전관리 그리고 파일 비교까지 제공하고 있어 잘 이용하신다면 굉장히 편리하다고 느끼실 수 있습니다.
클로바인으로 완성도 높은 집을 완성 시켜요.
인테리어 업종에 몸을 담고 계신 분들은 1년에 수도 없이 많은 고객님을 만나고 고객님 취향에 맞추어 머물고 싶은 집으로 완성해 줍니다.
한 줄로 짧게 이야기해 드렸지만, 사실 상 인테리어는 수많은 공정이 있으며 공정별 전문가분들이 있으시기 때문에 스케줄 관리, 클로바인으로 이야기하자면 워크스페이스라는 집 안에 프로젝트라는 방을 잘 관리하여야 하여야 완성도가 높은 작품이 탄생하게 되는 겁니다. 방을 잘 가꾸어 성공적인 현장이 아주 많이 늘어났으면 좋겠습니다. 
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