설비 설계 담당자인 김클로씨는 설계 단계에서 엔지니어로부터 도면은 언제 완성되냐는 전화를 자주 받았습니다. 집중해서 도면을 그리던 김클로씨는 진행 현황을 실시간으로 공유하는 방법이 있으면 좋겠다는 생각을 하게 됩니다.
김클로씨는 실시간 진행 현황과 작업을 진행 중인 엔지니어들과의 소통이 가능한 클로바인을 시작하며 일잘러로 인정받기 시작합니다. 클로바인의 다양한 기능들 한번 살펴볼까요?
👀 실시간 작업 현황 공유! – 마인드맵, 간트차트, 칸반보드
클로바인의 장점 중 하나가 진행률이 한눈에 파악이 된다는 점인데요. 김클로씨는 클로바인에서 제공하는 [마인드맵] 기능을 이용하여 설비 제작 단계를 구성해 보았습니다.
[마인드맵]에서 설비 제작의 흐름을 분류하여 작성합니다. 각각의 태스크에서 각 엔지니어들을 담당자들로 구분하여 넣었습니다. 담당자들도 본인이 해야 할 일, 진행 상황을 표시를 하게 되니 서로 전화로 물어보지 않아도 될 것 같습니다. 전체적인 진행 상황이 한눈에 들어오네요.
[간트차트]로는 기간별로 진행되는 사항들에 대한 확인, 관리를 할 수 있었습니다. 시간이 지남에 따라 해야 할 일을 놓치지 않고 진행할 수 있겠죠? 엔지니어들도 현재까지의 진행 상황과 지금 해야 할 일, 예정된 일들에 대해 계획을 세울 수 있습니다.
뿐만 아니라 [칸반보드]에서는 모든 태스크들의 상황이 어떤지 모아볼 수 있습니다. 현재 진행 중인 태스크와 완료, 대기 중인 태스크 등 프로젝트를 완료하기 위해 남은 일이 무엇인지 한눈에 파악할 수 있었습니다.
이 기능들이 실시간으로 자동으로 연동 되고 있다니, 김클로씨는 이제 설계 단계에서 프로젝트 기간을 많이 소요되지 않았다는 것을 증명할 수 있었죠. 엔지니어들과의 마찰이 줄어들 것이라는 생각에 뿌듯했습니다.
실시간 소통 – 피드, 릴레이션
엔지니어들에게 전화 올 일이 줄어들 것이라고 뿌듯해한 김클로씨에게 또 전화가 옵니다. 설비에 들어가는 단품들이 잘못 가공되어 들어왔기 때문이었습니다.
엔지니어들에게 전달받은 내용을 구매팀에 전달, 또 구매팀은 가공 업체로 연락.. 몇 번 일을 전달하다 보니 비효율적이라고 느낀 김클로씨는 클로바인의 [릴레이션] 기능을 이용해야겠다는 생각을 했습니다.
해당 프로젝트에 가공 업체를 초대하여 불량 내용을 실시간으로 전달했습니다. 도번을 적어 놓고 불량 부분 사진을 첨부하여 내용을 작성하니 가공 업체에서도 빠른 대응이 가능 해졌습니다.
이 [릴레이션] 기능은 따로 양식을 만들어 주요 이슈나 결심 사항의 결재 기능으로도 사용할 수 있습니다. 부장님 나중에 다른 말씀 하시기 없기!
[피드] 기능으로는 기록해야 할 일이나 태스크 별로 공지사항을 적었습니다. 구매팀에서는 일자별로 입고된 품목의 현황, 설계에서 주요 변경 내용, 각종 이슈들을 SNS 형식으로 적어 히스토리를 관리할 수 있었습니다.
예전 김클로씨는 기록을 해놓지 않아 변경사항이나 이슈사항을 과거 기억에서 꺼냈는데 클로바인을 사용하고 난 후에는 주요 기록들을 확인하여 확실하게 일 처리를 할 수 있게 되었습니다.
📄 똑똑한 도면, 문서관리 – 파일컴페어
효율적인 업무 관리로 인정받기 시작한 김클로씨는 바로 다른 고민이 생겼습니다. 잦은 도면 수정을 하다 보니 수정된 도면인지 과거 도면인지 헷갈리기 시작한 김클로씨는 클로바인의 똑똑한 기능인 [파일컴페어]로 도면 관리를 시작하게 됩니다.
용량이 큰 도면 파일도 클로바인에서 제공하는 넉넉한 용량(최대 5TB)의 드라이브에 보관함으로써 엔지니어와의 도면 공유뿐 아니라 혁신적인 기능인 인공지능 [파일컴페어]가 각각의 파일을 비교하여 다른 부분 찾아 표시해 줍니다. 도면의 이력 관리를 보다 쉽게 할 수 있었습니다.
단품 추가 발주 시에 실수할 일이 확 줄어든 김클로씨는 결과적으로 비용을 많이 절감할 수 있을 것이라 예상했습니다.
💰 프로젝트 관리의 핵심! 돈관리 – 예산
결국 프로젝트의 효율적인 관리는 누수되는 비용을 막아 원가절감을 이루고 그에 따른 성과를 내기 위함입니다. 비용적인 측면에서 효율이 떨어진다면 성공한 프로젝트 관리라고 할 수 없겠죠.
클로바인으로 일잘러가 된 김클로씨는 최종 단계인 [예산] 기능으로 확실한 정량적인 성과를 원했습니다.
설비의 납품단가(매출)에서 마진율(영업이익)을 제외하고 김클로씨가 계획한 비용(그래프 회색)보다 실제로 사용된 비용(그래프 초록색)이 더 낮아 원가절감이 잘 이루어져 성공적인 프로젝트였다고 볼 수 있겠네요.
프로젝트의 진행과정 공유, 투입된 비용 산정, 결과확인, 평가가 모두 가능한 클로바인을 성공적으로 사용한 사례였습니다.
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김클로씨처럼 다양한 클로바인 기능으로 똑똑하고 혁신적으로 일해보세요! 클로바인은 불필요한 과정을 줄여주고 복잡한 프로젝트를 보기 쉽고 똑똑하게 관리해 주는 친구입니다. 그럼 클로바인을 시작해 볼까요? 친하게 지내요~!
