직장인분들, 현재 회사에서 어떤 일을 진행하시나요? 조직 구성원으로 업무를 진행할 때는 단 하나의 일만 하지는 않습니다. 그렇다면, 이 업무들은 어떻게 구분하고 정리하시나요?
주변 회사원들을 살펴보면 노트북 화면에 스티커 메모를 여러 개 펼쳐놓거나, 다이어리나 스케줄러 페이지를 뒤적이며 업무를 정리하는 모습을 쉽게 찾아볼 수 있습니다.
🤷♀️ 수많은 업무, 어떻게 정리하지?
위 H사 마케팅팀 직원분도 콘텐츠 기획에서 SNS 채널 관리, 광고 집행, 입점·제휴사 관리, 데이터 분석, SEO 작업 등 많은 업무를 수행하고 계시는데요. 보통 이렇게 루틴처럼 진행하는 업무들은 업무 카테고리별로 구분해서 진행 일정과 단계를 확인하곤 합니다.
그 외에 특정 기간 수행하는 광고나 사업 설명회나 전시회 등은 TF팀(Task Force, 특정한 목적을 달성하기 위해 기간을 정하여 임시로 편성한 조직)을 구성해 별개의 프로젝트로서 진행할 때도 있는데요. 이처럼 진행하는 프로젝트가 많아지고 업무가 늘어날 경우, 각 프로젝트에서 담당 업무를 관리하는 것은 더욱 복잡해집니다.
A 프로젝트에서의 ㉠ 업무는 언제까지, ㉡ 업무는 언제까지, 또 B 프로젝트에서 ㉡ 업무는 언제까지, C 프로젝트의 ㉢ 업무는 언제까지 등… 동일하거나 비슷한 업무라 하더라도 진행 분야와 일정이 다르기에 번거롭죠.
전문 프로젝트 관리 툴 ‘클로바인’에서는 다양한 프로젝트에 속한 담당 업무들을 자유롭게 구성하여 직관적으로 모아 볼 수 있는 ‘태스크 보드’ 기능을 제공하고 있습니다.
📋 나만의 업무 정리 도구, 태스크 보드
마인드맵이나 간트차트, 칸반보드에서 프로젝트 내 담당 태스크를 확인할 수 있지만 자신만의 업무 분류법은 따로 있을 수 있죠. 이때 태스크 보드를 이용하면, 나의 스타일에 맞게 업무(태스크)를 재분류할 수 있습니다.
특히 태스크 보드는 할 일이나 메모처럼, 다른 구성원에게는 노출되지 않는 나만의 업무 정리 도구로서 자유롭게 활용할 수 있습니다. 마감 일자나 업무 지시 담당자를 구분 짓는 등, 여러 프로젝트에서 내가 담당하고 있는 업무를 묶어 볼 수 있는 태스크 보드!
H사 마케터분도 태스크 보드를 통해 소속 마케팅팀과 여러 TF팀의 업무를 한 번에 볼 수 있게 정리함으로써, 점점 더 복잡하고 다양해지는 프로젝트 속에서 담당 업무를 체계적으로 관리하고 있다고 해요.
출근 후, 일과는 노트북을 켜고 클로바인 피드와 태스크 보드를 확인하는 것에서부터 시작하죠. 마찬가지로 퇴근할 때도 태스크 보드를 정리하며 마무리 짓습니다.
주차 별로 구성해 놓은 태스크 보드를 통해 담당 업무에 관한 사항을 미리 체크하는 건 기본! 더 이상 업무 완료 기한을 준수하지 못하거나 상사의 지시사항을 놓치는 경우는 없습니다. 클로바인으로 태스크를 관리하기 시작했으니까요!
🤝 안전하고 신속한 외부 협업도 태스크 보드로!
프로젝트를 진행하다 보면 외부 협력 업체와 함께 협업하는 경우가 있습니다. 이러한 외부 협업 시에는 신속하게 정보를 공유하고 진행 과정을 관리해야 하는데요. 내부적으로 데이터를 관리하고, 외부에 노출할 정보나 변동 사항을 따로 알려야 하는 번거로움이 있죠.
컨택 담당자 없이도 신속하고 안전하게 외부 협업을 진행하는 방법! 태스크 보드로 가능합니다.
외부 협력 업체를 프로젝트에 참여자로 초대하고, 다른 권한은 제외한 채 외주 태스크에만 담당자로 부여해줍니다. 외주업체 담당자는 프로젝트에서 태스크 보드만 확인할 수 있어, 바로 자신이 담당하는 업무를 관리할 수 있습니다.
협업 권한을 따로 생성하여, 태스크에 대한 조회와 일정 편집, 이슈 사항을 관리할 릴레이션이나 파일 관리자 기능만 부여했죠. 내부 데이터를 숨기고 필요한 정보만 관리할 수 있도록! 클로바인의 상세한 권한 설정과 함께한다면 더욱 협업에서 시너지 효과를 얻을 수 있답니다.
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나만의 업무를 속성별로 분류하여 관리하는 태스크 보드!
업무 정리에 어려움을 겪고 계신다면, 전문 프로젝트 관리를 위한 협업툴, 클로바인으로 태스크 관리를 시작하는 건 어떨까요?
