팀 성공의 가장 중요한 요소 중 하나는 프로젝트 관리입니다. 팀의 모든 구성원이 뛰어난 기술을 가지고 있더라도 결과적으로 팀이 잘 관리되지 않으면 프로젝트 목표를 달성하기가 매우 어렵습니다. 프로젝트 관리자가 이를 수행하는 동안 이 어려운 작업을 수행하려면 기술적 백업이 반드시 필요합니다. 프로젝트 관리 도구는 업무를 더 쉽게 만들 수 있으며 관리자 혹은 기업 입장에서는 환영하지 않을 수 없다고 확신합니다. 프로젝트 관리 도구를 사용하면 프로젝트를 성공리에 마칠 수 있기 때문입니다. 프로젝트 관리 도구, 반드시 알아야 하는 프로젝트 관리 소프트웨어의 일부 기능 및 이를 최대한 활용하는 방법에 대해 자세히 설명하겠습니다.
프로젝트 관리 도구는 팀을 관리하는데 큰 도움이 됩니다. 팀원들이 할당된 작업을 가장 효율적으로 수행할 수 있도록 팀과 팀 목표를 구성하고 감독하는 데 도움이 되는 소프트웨어입니다. 팀이 5명이든 50명이든 상관없이 프로젝트 관리 도구는 보다 구조화된 방식으로 작업을 처리하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 관리 도구는 아직 국내 시장에서는 다소 낯선 개념이기에 설문 조사에 따르면 조직의 46% 만이 사용에 긍정적인 것으로 나타났습니다. 이는 모든 조직을 최적화하려면 아직 갈일이 멀다는 의미입니다. 그렇지만 프로젝트 관리 도구의 사용을 많은 수의 조직과 팀으로 제한하는 것은 매우 환원주의적인 생각입니다. 많은 프리랜서들이 요즘 프로젝트 관리 도구의 다양한 기능을 보증하며 이 소프트웨어가 개인 생활과 직업 생활의 균형을 유지하는 데 어떻게 도움이 되는지 기쁘게 말합니다.
연구에 따르면 회사 프로젝트에 투자된 전체 자원의 11.4%가 열악한 프로젝트 관리 프로세스로 인해 낭비 되고 있다고 합니다. 인적 자원의 관점에서 이는 데이터 입력과 같은 작업을 포함하여 반복적인 작업 때문일 수 있습니다. 이러한 작업은 지루하고 시간이 많이 소요되므로 프로젝트 속도가 느려질 뿐만 아니라 팀원들의 창의성이 저하될 수 있습니다. 결과적으로 단조로움으로 인해 작업이 더 이상 즐겁지 않기 때문에 생산성이 떨어지게 되는 것 입니다. 스마트한 프로젝트 관리는 창의성이 거의 또는 전혀 필요하지 않은 작업을 없애는 데 큰 도움이 됩니다. 프로젝트 관리가 점점 더 대중화되고 있는 또 다른 이유는 프로젝트 관리자에게 모든 거래를 할 수 있는 기회를 주기 때문입니다. PMO는 프로젝트 상태 보고, 포트폴리오 목록 유지 관리, 프로젝트 승인 프로세스 촉진, 프로젝트 관리 전문 지식 제공, 향후 프로젝트에서 배운 교훈 교육 등 다양한 책임을 수행합니다. 프로젝트 관리 도구를 사용하면 이러한 모든 작업이 훨씬 쉬워져 PMO의 작업이 더 원활해집니다.
프로젝트 관리 도구는 성급하게 선택하기 보다는 팀의 규모와 담당하는 프로젝트의 종류에 따라 신중히 고려해보아야 합니다.
#1 직원 간의 협업과 커뮤니케이션이 가능해야 한다.
모든 조직의 정신은 협업과 커뮤니케이션이라는 두 가지로 귀결됩니다. 팀원들이 의사소통을 잘 하지 못한다면 프로젝트가 성공할 확률은 극히 적습니다. 2~3명으로 구성된 팀은 이러한 상황에서 충분히 잘 버틸 수 있지만 20명 이상으로 구성된 더 큰 팀은 적절한 의사소통에 사용할 수 있는 채널이 없으면 어려움을 겪을 수 있습니다. 팀원들이 의사소통을 잘해야 더욱 잘 협업을 할 수 있습니다. 그리고 우리 모두는 협업이 팀 노력에 중요하다는 것을 이미 잘 알고 있습니다. 파일 공유는 이러한 측면에서 프로젝트 관리의 중요한 기능이므로 모든 구성원이 필요할 때 파일에 액세스를 할 수 있습니다. 모든 프로젝트 파일을 공유하고 저장할 수 있는 단일 플랫폼을 갖는 것은 각 문서를 수동으로 조달하는 데 필요한 시간과 노력을 줄이는 데 엄청난 도움이 될 수 있습니다. 이와 관련하여 또 다른 기능은 모든 직원이 내부적으로 통신할 수 있는 내장형 메신저 도구입니다. 이를 통해 소셜 미디어에서 직원을 검색하는 데 필요한 전화 시간을 줄이고 모든 직원을 한 곳으로 모을 수 있습니다. 연락처 세부 정보 및 모든 팀 구성원에 대한 기타 정보로 구성된 직원 디렉토리를 갖는 것도 효과적입니다. 따라서 직원 간의 빠르고 원활한 커뮤니케이션을 허용하는 프로젝트 관리 도구를 선택해야 합니다.
#2 직관적이고 사용하기 쉬워야 한다.
프로젝트 관리 도구는 재미있고 효과적인 것처럼 들리지만 프로젝트 관리 소프트웨어 자체의 기능은 특히 처음 사용하는 사람에게는 다소 어려울 수 있습니다. 번거롭지 않은 사용자 경험이 좋은 소프트웨어라는 것은 말할 필요도 없는 사실입니다. 그러나 대부분의 경우 너무 많은 기능이나 정보로 소프트웨어를 지나치게 복잡하게 만드는 경향이 있습니다. 조직을 위한 소프트웨어를 고려할 때 최우선 순위 중 하나는 리소스 할당 및 프로젝트 관리 기능의 유용성이어야 합니다. 도구가 복잡 할 경우 직원이 소프트웨어를 탐색하기가 어려워집니다. 직원들이 프로젝트 작업에 소비해야 하는 시간은 프로젝트 관리 도구의 작동 방식을 이파악하는 데 사용되며, 이는 비생산적이라 볼 수 있습니다. 기업은 직원들에게 이러한 도구를 사용하는 방법에 대한 광범위한 교육 세션을 제공해야 할 수도 있습니다. 시간과 노력이 많이 소요됩니다. 이것이 팀 구성원이 많은 번거로움이나 시간 낭비 없이 모든 기능에 액세스할 수 있도록 하는 간단한 프로젝트 관리 도구를 사용해야 하는 이유입니다. 대부분의 기능은 무료로 제공하므로 팀에게 가장 적합한 도구를 찾을 수 있습니다.
#3 팀 성과를 쉽게 보고하고 추적할 수 있는 기능이 있어야 한다.
효과적인 프로젝트 관리를 가능하게 하는 또 다른 기능은 모든 구성원이 액세스 할 수 있는 팀 대시보드를 갖는 것입니다. 모든 팀 구성원의 성과 수준을 수동으로 계산하고 이를 팀 성과와 연관시키는 것은 확실히 어렵습니다. 잊지 말아야 할 것은 이것이 프로젝트 관리자의 생산성을 떨어뜨리는 반복적인 작업 중 하나로 간주될 수 있다는 것입니다. 그러나 이러한 수치는 팀 생산성을 높이는 데도 중요합니다. 그렇다면 이 난체를 어떻게 해결할 수 있을까요? 답은 간단합니다. 자동화입니다. 팀 대시보드는 KPI와 같은 팀의 전체 추적 메트릭을 측정하는 그래픽 보고서, 그래프 및 통계를 생성하고 표시합니다. 각 직원의 성과를 추적할 수 있는 옵션도 있어야 합니다. 이러한 지표를 지속적으로 검토하면 프로젝트 관리자가 팀의 강점과 약점을 파악할 수 있습니다. 이렇게 된다면 더 좋고 개선된 관리 방법을 찾는 데 도움이 될 것입니다. 또 다른 장점은 이 데이터가 모든 팀 구성원에게 항상 제공되므로 투명성이 보장된다는 것입니다. 프로세스를 자동화하면 프로젝트가 시간을 크게 절약할 수 있으며 일상적인 용도로 사용할 수 있습니다.
#4 프로젝트 예산을 관리할 수 있어야 한다.
프로젝트의 규모에 따라 발생하는 비용도 크게 달라질 수 있습니다. 막대한 비용이 소요되는 경우 스프레드시트만으로는 그다지 효과를 볼 수 없습니다. 43%의 기업만이 예산 안에서 프로젝트를 “항상” 또는 “대부분” 완료할 수 있다고 보고한 사실을 알고 계신가요? 조직에 회계 팀이 있는지의 여부는 중요하지 않습니다. 항상 모든 비용을 정확하게 문서화하고 디지털 방식으로 계산해야 합니다. 그렇다면 프로젝트 비용을 계산하는 동안 편차와 오류를 최소화할 수 있습니다. 프로젝트 비용, 지출 및 총계를 추적하는 예산 책정 기능이 있는 프로젝트 관리 도구를 찾아보세요. 또한 프로젝트가 예산을 초과할 때 경고할 수 있고 예산 성과에 대한 정기적인 보고서를 제공할 수 있어야 합니다. 예산 대시보드는 모든 데이터를 컴파일하고 프로젝트의 예산 메트릭을 그래픽으로 표시하므로 훌륭한 옵션이 아닐 수 없습니다. 데이터가 의도한 사람에게만 전달되도록 액세스 권한을 설정하는 옵션이 있는지 확인해보세요.
#5 프로젝트 계획 및 일정 수립 프로세스를 원활하게 한다.
관리 부분이 여기에서 시작되기 때문에 프로젝트 관리의 주요 기능이라고 말할 수 있습니다. 각 구성원의 작업을 효과적으로 계획하고 모든 사람의 일정을 순조롭게 유지하는 것은 프로젝트를 순조롭게 진행하는 데 매우 중요합니다. 앞서 언급한 원활한 의사 소통과 함께 누구에게 어떤 작업을 위임해야 하는지 아는 것 또한 매우 중요합니다. 이를 위해 프로젝트 관리자는 각 팀원의 기술뿐만 아니라 업무량도 알아야 합니다. 이럴 때 직원들을 위한 공유 캘린더가 큰 도움이 될 수 있습니다. 모든 작업 목록과 마감 기한은 모든 팀 구성원이 프로세스를 보다 쉽게 수행할 수 있도록 합니다. 성과 메트릭은 PMO가 팀 구성원의 장점을 이해하고 작업을 효과적으로 위임하는 데 도움이 됩니다.
#6 효율적인 피드백 시스템이 있어야 한다.
피드백 제공은 대부분의 프로젝트 관리 프로세스에서 가장 과소평가된 단계 중 하나입니다. 건강한 피드백 시스템은 모든 팀원이 자신의 강점과 약점을 개선하는 데 필수적입니다. 차례로 전체 성능을 향상시키고 프로젝트에 상당한 도움이 될 것입니다. 정기적으로 피드백을 제공하는 것도 중요합니다. 프로젝트 완료 시점에 맡기기 보다는 애자일 시스템을 따라 프로젝트를 단계적으로 나누는 것이 가장 좋습니다. 직원이 프로젝트 실행 중 여러 지점에서 피드백을 받게 되면 보다 정기적으로 기술을 구축하여 전반적인 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 올바른 프로젝트 관리 도구는 피드백 간격을 단축하고 피드백 승인 시간을 단축합니다.
#7 개방형 통합이 가능해야 한다.
프로젝트 관리 도구를 사용할 계획이라면 예산 도구를 관리 도구와 통합할 수 있다면 가장 이상적일 것입니다. 그렇지 않으면 세ㅂ부 정보를 수동으로 전송해야 합니다. 메신저 앱, 고객 관리 시스템 및 금융 앱과 같은 타사 앱과 통합하면 이후 언제 어디서나 사용할 수 있도록 모든 데이터를 한 곳에 저장하는 것이 큰 도움이 될 것입니다.
이 포스팅을 읽고 나면 팀에 어떤 종류의 프로젝트 관리 도구가 필요한지 잘 알 수 있을 것입니다. 위에 나열된 기능을 염두에 두고 요구 사항과 예산을 파악하세요. 몇 가지 옵션을 선정했으면 개별적으로 테스트하고 어떤 옵션이 가장 좋은 기능을 가지고 있는지 확인하세요. 팀 구성원도 이 프로세스에 포함하는 것이 좋습니다. 팀 구성원은 결국 프로젝트 관리 도구를 가장 많이 사용하게 될 것입니다.
참고 문헌을 아래 링크에서 확인해 보세요.
