여러분이 팀의 PM(Project Manager, 프로젝트 매니저)이든 단순히 구성원이든지 간에 프로젝트 관리의 기본을 아는 것은 올바른 방향으로 업무를 수행하는 데 매우 중요합니다. 일반적으로 프로젝트는 대개 시간의 제약이 있기 때문에 업무를 계획하고 관리하는 올바른 접근 방식에 무지한 것은 회사의 이익에는 이롭지 않다고 할 수 있습니다.
따라서 프로젝트 관리 분야에 처음 발을 들여놓거나 프로세스가 어떻게 진행되는지 알고 싶다면 이 내용을 참고해보세요. 초심자를 위한 프로젝트 관리에 대한 이 안내서는 여러분의 모든 질문과 우려를 확실히 해결해 드립니다.
규모나 업종에 관계없이 기업은 프로젝트를 매일 처리하고 있습니다. 그러니 프로젝트 관리란 무엇이며, 왜 이것이 비즈니스에 중요한지 궁금해 할 수 있습니다. 간단히 말해서, 프로젝트 관리는 기본적으로 원하는 목표를 달성하기 위해 세부 계획을 수립하고 실행하는 것입니다.
일반적으로 기업이 수행하는 프로젝트에는 해당 기간 내에 생산해야 하는 하나 이상의 고정 산출물과 함께 최종 시작 일과 종료 일이 정해져 있습니다. PM은 필요한 팀을 구성하고 프로젝트 일정을 계획하며 완료될 때까지 프로세스를 추적하고 모니터링 하며, 다른 이해 관계자와 연락을 취할 책임이 있는 사람입니다.
PM은 할당된 예산 뿐만 아니라 특정 프로젝트의 필요성에 따라 워크플로우를 간소화하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 도구를 사용할 수 있습니다. 프로젝트의 성공 여부는 대개 프로젝트 매니저와 관련 팀원의 전문성, 그리고 워크플로우가 얼마나 잘 설계되고 그들 사이에서 위임 되는지에 달려 있습니다.
프로젝트 관리를 통해서 우리는 프로젝트가 처음부터 끝까지 구조화된 방식으로 진행되도록 이끌 수 있습니다. 조직에서 프로젝트 관리가 필요한 이유가 궁금하다면 다음과 같습니다.
1. 프로세스의 현실적인 계획
적절한 프로젝트 계획을 수립하지 않으면 성과물을 완성해야 하는 기간과 그에 대한 예상 예산을 잘못 예측하기 쉽습니다. 그리고 그러한 무리한 계획은 종종 실패로 이어집니다. 약속된 기한까지 프로젝트를 끝내지 못한다면 비용이 증가하고 고객이 불만을 가질 수도 있습니다.
PM은 프로젝트 요구 사항과 팀 구성원의 능력을 이해하는 데 시간을 보냅니다. 이를 통해 달성 가능한 마감 일과 비용 추정으로 구성된 실행 가능한 계획을 수립할 수 있습니다. 게다가, 그들은 팀이 더 효율적으로 일할 수 있도록 돕기 위해 사용 가능한 자원을 최대한 활용하도록 보장합니다.
2. 성과물과 비즈니스 목표의 일치
성공적인 프로젝트는 정해진 기한 내에 성과물을 완성하는 것 뿐만 아니라 성과물을 회사나 고객의 목표에 맞춰서 제작해야 합니다. 프로젝트가 비즈니스 목표나 전략에 잘 부합되지 않는다면 조직은 더 성장하지 못할 것입니다.
프로젝트 관리 계획은 업무를 진행하는 동안 이러한 모든 목표를 고려하도록 보장합니다. PM은 프로젝트를 시작할 때부터 종료할 때까지 모든 목표를 팀 전체에 각인하여 업무의 혼란을 제거할 수 있습니다.
또한 프로젝트가 진행되는 동안 비즈니스 목표가 변경될 수도 있습니다. 이러한 경우, 유능한 PM은 프로젝트 결과물이 새로운 목표에 맞게 조정되도록 하기 위해 필요한 변경 사항을 가져올 수 있습니다.
3. 업무의 명확성 보장
팀은 업무를 효율적으로 수행하기 위해 리더십을 필요로 합니다. PM이 없는 경우, 팀은 프로젝트 관련 작업을 관리, 배포 및 수행하는 방법을 파악해야 합니다. 이러한 경우 팀이 주요 목표와 목표에서 초점을 잃고 비생산적인 작업 방식을 따르는 것은 드문 일이 아닙니다.
PM은 프로젝트가 어떻게 진행되는지에 대한 자세한 계획을 수립함으로써 이러한 문제를 방지할 수 있습니다. 특정 업무의 마감 일정을 잡는 것에서부터 해당 작업에 적합한 직원에게 할당하는 것까지 PM의 업무는 전체 프로세스를 감독하는 것입니다. 결과적으로 팀원들은 자신의 임무에 대해 명확하고 효과적으로 그것을 하는 데 집중할 수 있습니다.
4. 품질관리
품질 관리는 모든 기업 및 조직에 필수적입니다. 아무리 빨리 프로젝트를 끝내도 품질이 떨어지면 고객을 잃을 수 밖에 없습니다. 제 시간에 끝내지 못한다면 품질이 떨어질 수 밖에 없습니다.
PM은 팀 전체 작업을 할당할 뿐만 아니라 모든 단계에서 작업을 지속적으로 모니터링 합니다. 이는 결과물이 품질 문제를 지속적으로 확인하고 설정된 기준에 부합할 때까지 개선된다는 것을 의미합니다.
5. 리스크 관리
프로젝트 작업 시 리스크 관리는 필수적입니다. 이러한 리스크가 확인되고 완화되지 않는 한 프로젝트의 후반 단계에서 문제가 발생할 수 있습니다. 좋은 프로젝트 계획에는 모든 잠재적 위험 요소에 대한 상세한 분석이 포함됩니다. 올바른 접근 방식은 프로젝트 수명 주기 동안 그러한 위험이 발생하는 경향이 있는 경우 이를 처리하는 방법에 대한 명확한 실행 계획을 개발하는 것입니다.
6. 회사 비용 절감
프로젝트 관리자를 고용하거나 프로젝트 관리 도구를 사용하는 것이 불필요하게 회사 비용을 증가 시킨다고 생각할 수 있습니다. 하지만 그것은 사실이 아닙니다. 탄탄한 프로젝트 관리 계획을 통해 직원 효율성 극대화, 적절한 리소스 할당, 리스크 관리 등을 지원할 수 있으며 이 모든 것이 회사 비용 절감에 기여합니다. 따라서, 프로젝트 관리자를 고용하는 것은 일반적으로 조직에 여러 가지 이익을 가져다 주는 가치 있는 투자입니다.
