프로젝트 관리는 업종에 관계 없이 모든 기업 및 조직에 중요합니다. 명확한 계획과 올바른 프로젝트 관리 도구를 사용하면 예정된 시간 내에 프로젝트를 성공적으로 완료할 수 있습니다. 어떻게 하면 프로젝트를 완벽하게 이끌 수 있는지 알아보도록 합시다.
| 프로젝트 관리 툴 활용하는 방법
프로젝트 관리 툴을 사용하면 PM의 작업을 상당히 단순화할 수 있고, 프로젝트의 여러 단계를 비교적 쉽게 관리할 수 있습니다.
다음은 소프트웨어 사용에 따른 몇 가지 이점입니다.
▶ 프로젝트 계획을 보다 쉽게 수립
프로젝트 계획은 필수적이지만 시간이 많이 걸리는 프로세스입니다. 그리고 데드라인이 촉박 하면 절약되는 시간의 가치가 크게 증가합니다. 올바른 프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트를 위한 탄탄한 기반을 구축할 수 있습니다.
협업 강화
프로젝트의 성공은 팀워크에 달려 있습니다. 그러나 각 팀 구성원의 역할과 책임에 대한 명확함이 결여되어 있는 경우 업무 협업이 어려울 수 있습니다. 또한 소통이 부족하면 프로젝트 전달에 어려움을 겪을 것입니다.
프로젝트 관리 툴은 이러한 문제를 쉽게 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 사무실에서도 일하고 있든, 프로젝트에 대해 원격으로 협업하고 있든 간에 안정적인 프로젝트 관리 툴을 사용하면 혼란을 제거할 수 있습니다. 이들 중 상당수는 빠르고 효과적인 전달과 실시간 업데이트를 통해 팀 전체가 항상 공유할 수 있도록 설계되었습니다.
조직화 유지
프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트와 관련된 모든 정보를 한 곳에 저장할 수 있어 팀 구성원이 필요할 때마다 액세스 할 수 있습니다. 작업 일정, 프로젝트 개요 및 기타 중요 문서를 몇 번의 클릭만으로 모든 내용을 정리할 수 있습니다.
비용을 효과적으로 모니터링할 수 있도록 지원
프로젝트가 진행되는 동안 할당된 예산과 진행 중인 비용을 잊어버리기 쉽습니다. 그러나 프로젝트 관리 툴을 사용한다면 프로젝트의 재정적 측면을 실시간으로 모니터링 할 수 있기 때문에 이를 방지할 수 있습니다. 필요한 데이터를 입력하면 이 도구를 사용하여 예산의 실제 비용을 추적할 수 있으므로 할당된 예산과 비교할 수 있습니다.
진행률 추적에 도움
프로젝트 관리 툴은 팀 구성원의 활동을 모니터링하고 진행 상황을 추적하는 프로세스를 단순화합니다. 태스크 예약을 쉽게 보고 완료된 태스크와 비교하여 프로젝트 진행 여부를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 보다 나은 의사 결정을 하고 제 시간에 프로젝트를 전달할 수 있습니다.
리포트 생성
프로젝트 관리 툴은 예산, 리소스 관리, 전반적인 진행 상황 등을 포함한 프로젝트의 여러 측면과 관련된 명확하고 정확한 보고서를 생성할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트가 현재 어디에 있는지 보다 명확하게 파악할 수 있습니다.
| 프로젝트 관리 툴에서 필요한 필수 기능
모든 프로젝트 관리 툴은 동일하지 않습니다. 다양한 기능을 가진 프로젝트 관리 툴도 있지만 아닌 툴도 있기 때문입니다. 그래서 여러분이 확인해야 하는 필수적인 몇 가지 주요 기능을 소개하겠습니다.
프로젝트 계획
프로젝트 계획은 효과적인 프로젝트 관리 툴의 핵심 기능입니다. 이 기능을 통해 명확한 프로젝트 계획을 생성하고 관련 직원 또는 관리자에게 공유할 수 있습니다. 프로젝트 계획 도구를 사용하면 태스크의 개요, 마감일 설정, 목표 및 정기적인 마일스톤 설정 등을 수행할 수 있습니다.
작업 관리
작업 관리 도구를 사용하면 여러 작업을 효과적으로 할당, 추적 및 모니터링 할 수 있습니다. 누가 언제 무엇을 하고 있는지 정의함으로써 작업 프로세스에 투명성을 더합니다. 작업 관리 도구를 사용하여 작업을 더 세분화하고, 기한을 추가한 다음 특정 팀의 구성원에게 할당할 수 있습니다. PM이 보류 중인 작업, 진행 중인 작업 및 완료된 작업을 보다 쉽게 추적할 수 있을 뿐만 아니라 두 사람의 업무가 겹치지 않도록 관리합니다.
시간 추적
시간 추적은 팀 프로젝트를 수행할 때, 특히 데드라인이 명확한 스케줄에서 필수적인 기능입니다. 이 도구는 특정 작업을 완료하는데 필요한 시간을 문서화 하는 데 도움이 됩니다. PM은 프로젝트 완료 날짜에 대해 정확한 예측을 할 수 있습니다.
의사소통
적절한 의사소통은 어떤 프로젝트의 성공에 있어서도 매우 중요합니다. 팀 구성원 간의 빠르고 쉬운 실시간 대화를 통해 지식과 아이디어의 원활한 공유를 촉진할 수 있습니다. 또한 파일 공유를 지원하여 협업을 개선하는 것이 이상적입니다.
팀 대시보드
많은 프로젝트 관리 툴에는 언제든지 액세스할 수 있는 팀 대시보드가 포함되어 있습니다. 이러한 서비스를 통해 팀은 프로젝트 진행 상황을 파악하고,, 자체 성과를 평가하며, 필요에 따라 의견과 피드백을 추가할 수 있습니다. 또한 팀 구성원이 할당된 작업을 실시간으로 볼 수 있습니다.
보고서 생성
자동 보고 툴을 사용하면 작업을 훨씬 쉽게 수행할 수 있습니다. 툴을 사용하여 프로젝트 진행 상황, 예산, 팀 성과 등과 관련된 통찰력 있는 보고서를 생성할 수 있습니다. 보고서 상 정보를 통해 프로젝트의 미래에 대해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.
통합
타사 통합을 지원하는 프로젝트 관리 툴은 비즈니스 요구사항에 따라 완전히 커스터마이징 할 수 있으므로 가장 좋은 선택입니다. 직장에서 일상적으로 사용하는 다른 도구와 통합하면 타사 툴에 별도로 소비하는 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
| 프로젝트 관리 툴의 유형
각각의 목적에 적합한 여러가지 기능들을 제공하고 있습니다. 프로젝트 관리를 위해 보다 나은 의사 결정을 내릴 수 있도록 몇 가지 기능과 용도에 대해 설명드립니다.
리스트
프로젝트 관리자가 작업을 계획하는 데 사용할 수 있는 가장 간단한 기능 중 하나라고 할 수 있습니다. 기본적으로 프로젝트를 성공시키기 위해 필요한 모든 태스크의 전체 목록입니다. 종종 PM은 팀이 더 잘 집중할 수 있도록 작업을 우선 순위에 따라 메모할 수 있습니다.
달력
또한 프로젝트 달력이 준비되면 관련 팀과 공유할 수 있습니다. 달력 일정을 실제 작업과 비교함으로써 프로젝트의 진행 상황을 더 쉽게 추적할 수 있습니다.
달력의 용도는 다양합니다. PM이 다가오는 마감일 및 프로젝트 마일스톤을 추적할 수 있도록 지원합니다. 팀의 경우, 근무일과 휴일, 그리고 프로젝트 기간 동안 수행해야 하는 작업의 일정을 정의합니다.
칸반 보드
특정 프로젝트에 대한 워크플로우를 효과적으로 시각화 하는데 도움이 되는 도구입니다. 원래 제조 부문에서 사용되던 이 기능은 수십 년 동안 발전하여 프로젝트 관리 프로세스의 필수적인 부분이 되었습니다. 이러한 보드는 전체 프로젝트에 투명성을 더하는데 도움이 되며, 모든 팀 구성원은 언제든지 완료된 작업의 상태를 쉽게 볼 수 있습니다.
간트 차트
대중적인 프로젝트 관리 도구인 간트 차트는 기본적으로 수평 막대 차트로 프로젝트 일정을 보다 쉽게 추적할 수 있도록 도와줍니다. 프로젝트 기간 중 매일 해야 할 작업 일정을 보여준다는 점에서 달력과 유사하지만 보다 세련된 방식으로 제공합니다. 요약, 마일스톤 및 태스크의 종속성이 모두 막대 형태로 차트에 표시되므로 팀 구성원은 프로젝트 계획된 기간과 다양한 태스크를 쉽게 볼 수 있습니다. PM이 항상 프로젝트의 개요를 유지할 수 있고, 용도에는 다양한 작업에 대한 계획 및 스케줄링, 적절한 자원 할당 등이 포함됩니다.
스크럼 보드
프로젝트의 각 부분과 단계를 나타내며, 일반적으로 이를 스프린트라고 칭합니다. 일반적으로 1~2주 정도 지속될 수 있으며, 그 후 작업을 검토하고 필요한 경우 변경할 수 있습니다. 스프린트가 완료된 후 팀은 새로운 스프린트에 대한 업무를 실행합니다. 소규모 팀이 작업 진행 상황을 시각화 하기 위해 사용합니다. 매우 협업적이고 유연하며 프로젝트 상태를 팀 전체에 투명하게 유지하는 데 도움이 됩니다.
| 올바른 프로젝트 관리 툴을 선택하는 Tip!
이제 다양한 유형의 프로젝트 관리 툴과 그 중요성에 대해 알게 되었으므로 팀을 위해 사용해보는 것을 고려할 수 있습니다. 하지만 어떻게 우리에게 맞는 툴을 고를 수 있을까요? 비즈니스마다 요구 사항이 다르므로 먼저 프로젝트 관리 소프트웨어에서 원하는 것이 무엇인지 알아야 합니다.
사용 편의성
프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 가장 먼저 고려해야 할 사항은 팀원의 잠재적 학습 곡선입니다. 예를 들어 당신은 조직에 필요한 모든 기능이 탑재된 소프트웨어나 툴을 선택할 수 있지만, 팀이 이해하고 사용하기 어렵다고 판단된다면 가치 있는 시간을 낭비하게 됩니다.
기본적 과제
여러분이 프로젝트 관리 소프트웨어 도입을 고려하게 된 이유는 무엇인가요? 지속적인 커뮤니케이션을 보장하는 데 있어 여러분의 팀은 어떤 문제에 직면해 있습니까? 아니면 구조적으로 중요한 일을 놓치고 있는 건 아닐까요? 선택한 소프트웨어는 이러한 모든 문제를 해결하는 동시에 팀이 프로젝트 워크플로우를 보다 쉽게 관리할 수 있도록 해야 합니다.
확장성
팀 또는 조직의 변화하는 요구에 부합해야 합니다. 스토리지 용량, 사용자 수, 가격 등과 같은 측면에서 확장성이 높은 지 확인하세요.
통합 지원
여러분은 이미 특정 소프트웨어를 사용하여 워크플로우를 관리하고 있을 수 있습니다. 또한 구현한 프로젝트 관리 소프트웨어가 타사 통합을 지원하지 않으면 작업이 중단될 수 있습니다.
