최근 청년층의 취업난이 어느 때보다도 심각한 상황이다. 내가 원하는 회사에 들어가기만 하면 정말 잘해보겠다고 다짐해 보지만..! 막상 낯선 회사생활에 적응하기가 만만치가 않다.
회사 내 사람들이 ‘신입사원에게 바라는 것’이 무엇인지 생각해 보면, 신입사원으로서 ‘회사생활을 어떻게 해야 할지’ 알 수 있다.
신입사원 시절에는 내성적인 성격이더라도 좀 더 밝고 적극적으로 행동할 필요가 있다. 또한, 맡은 일을 배우기 위해 열심히 노력하는 태도를 보여야 하며 가급적 빨리 업무를 익혀야 한다.
반년 정도 지나면 회사 내에 신입사원에 대한 평판이 어느 정도 나도는데, 보통은 “어느 팀 누가 야무지고 일 잘한다더라”라는 소문이 돌기도 하지만, 가끔은 “이번에 들어온 신입사원 중에 일을 답답하게 한다더라”라는 얘기도 돌 수 있다.
이렇듯 어렵게 들어온 회사에서 잘 적응하려면 입사 직후 1년이 매우 중요하다. 그렇다면, 신입사원이 “너 신입답지 않게, 일 잘한다”라는 소문이 돌기 위해서 갖춰야 할 것들은 무엇이 있을까?
어리바리 신입 사원이 ‘A급’ 신입사원이 된 김사원의 경험담을 통해 속속히 알아보자.
최근 제조회사의 ‘인하우스 마케팅팀’에 입사한 김사원! 김사원이 다니는 회사는 PPM(Project Portfolio Management)용 프로젝트 툴인 ‘클로바인’으로 업무를 진행하고, 협업하고 있다.
김사원은 학부 시절 마케팅을 전공하면서 다양한 팀 프로젝트 경험이 있었기 때문에 신입 마케터로서 부족함이 없다고 생각했다.
그런 김사원에게도 단점이 있는데.. 평소 급하고, 어리바리한 성격을 지녔다는 것이다.
하지만, 신입 김사원은 첫 회사인만큼 똑! 부러지게 적응해 보고자 ‘클로바인’을 잘 활용해보기로 다짐한다!
사회에 첫발을 디딘 순간! 김사원은 학교와 사회는 전혀 다른 세상인 걸 깨닫게 된다.
김사원이 속한 인하우스 마케팅은 에이전시에 외주를 주지 않고 내부 인력으로 프로젝트를 진행했다. 기업에 소속되어있는 기획자의 경우 하나의 사이트를 구축하고 운영 · 관리하기 때문에 업무를 보다 체계적이고 장기적으로 깊게 배워야만 했다.
과연, 신입 김사원은 자신의 단점을 극복하고 ‘A급’ 사원이 될 수 있을까?
김사원에게 불행 중 다행인 소식은 사내에서 클로바인을 통해 업무를 진행하고 있다는 것이다. 신입 김사원에게 프로젝트 툴은 많이 낯설고 처음 들어보는 툴이었지만, 평소 ‘얼리어 답터’라고 자부했기에 금방 익숙해질 수 있다고 생각했다.
‘프로젝트 툴’ 자체는 전문적인 느낌이 강해 어려울 것 같았지만, 이와 반대로 ‘클로바인’의 UI/UX는 직관적이라 처음 사용하는 것임에도 불구하고 사용하기가 굉장히 편리했다. 신입 김사원에게는 기능 가이드만 있으면 충분히 잘 사용할 수 있을 것 같다.
지금부터 클로바인의 기능을 잘 활용하여 ‘A급’ 신입사원이 될 수 있었던 김사원의 ‘신입사원을 위한 꿀팁’을 소개한다.
#1 MZ 신입사원의 필수 공간, 나만의 ‘업무 대시보드’ 공간
대시보드를 통해 현재 진행되고 있는 프로젝트 리스트와 업무 현황, 오늘의 피드를 볼 수 있는데, 이곳은 김사원만 볼 수 있는 ‘개인 공간’으로 본인 스타일 대로 위젯을 설정할 수 있다. ‘위젯 설정’의 다양한 기능을 통해 자기가 원하는 스타일대로 구조 변경이 가능하고, 색상도 변경할 수 있다.
일반 보통 회사에서는 ‘조직의 정체성’을 강조하여 업무를 진행하기 때문에, ‘개인의 정체성’을 강조하는 MZ세대들이 자아를 표현할 수 있는 업무 환경은 존재하지 않는다.
하지만, 클로바인의 업무 대시보드는 개인성을 중요시하는 MZ 신입사원에게 업무 현장에서 자기 자신을 유일하게 드러낼 수 있는 ‘맞춤 개인 공간’이라고 할 수 있다.
#2 업무의 ‘시각화’ (feat. 마인드맵, 간트차트, 칸반보드)
① 마인드맵 = 업무의 흐름 파악
먼저, 신입사원도 업무 흐름을 한눈에 파악할 수 있도록 ‘길잡이 역할’을 하는 ‘마인드맵’ 기능이 있다. 장대리가 할당해 준 여러 태스크(업무)가 마인드맵 뷰를 통해 한눈에 파악할 수 있도록 구성된 것을 볼 수 있다.
‘대기, 진행, 완료, 이슈, 홀드’ 5가지 형태로 업무의 진행 상황을 색상 별로 볼 수 있어 신입 김사원이 보더라도 어떤 업무의 중요도가 높은지 쉽게 파악할 수 있다.
마인드맵 뷰 뿐만 아니라 간트차트, 칸반보드 형식의 시각화로도 볼 수 있어 프로젝트의 전반적인 상세 일정을 한눈에 볼 수 있다.
② 간트차트 = 업무 기한엄수
간트차트 뷰에서는 프로젝트의 일정을 분석하면서 업무의 문제점을 즉각적으로 파악할 수 있다.
신입사원들이 가장 실수를 많이 하는 것 중 하나가 ‘업무 기한을 엄수하지 못하는 것’인데,
만약 업무일정 중 변경 사항이 생겼을 경우, 간트차트를 활용하여 모니터링 할 수 있다면 일정 지연을 사전에 방지할 수 있을 것이다.
위 예시와 같이 해당 태스크에 대한 추가 업무가 발생할 경우, 간트차트에서 신규로 추가된 일정을 자동으로 반영해준다. 어떤 업무에 추가적인 이슈가 발생했는지 한 눈에 파악할 수 있다.
③ 칸반보드 = 업무 상태별 분류
칸반보드에서는 업무 별로 업무의 진행 상태를 확인할 수 있다.
현재 대기 중인 할 일, 진행 중인 할 일 그리고 완료되거나 홀드 또는 이슈가 되는 할 일을 바로 확인할 수 있어 남은 업무량을 확인하기에 최적화된 기능이라고 할 수 있다.
문득, 김사원은 작년에 이전 회사에서 인턴을 했던 때가 떠올랐다. 그 당시 신입 교육을 받은 후, 업무의 흐름 빠르게 파악하고자 상사에게 여쭤보았을 때 돌아오는 대답은 “업무의 흐름은 일을 하면서 자동으로 익히게 됩니다”라는 말뿐이었다.
만약, 그때 그 회사에서도 클로바인을 사용하여 신입사원들에게 가르쳐주었다면, 업무를 좀 더 효율적으로 스마트하게 할 수 있지 않았을까? 라는 아쉬운 생각이 든다.
#3 커뮤니케이션 (feat. 결재, 릴레이션, 피드)
① 결재 기능
단순히 프로젝트 관리만 하고 소통은 되지 않을 것 같은 걱정이 든다면, 그런 걱정은 접자!
예를 들어, 대리님께 결재 받아야만 진행되는 업무가 생긴 경우에는 ‘결재’ 기능을 사용할 수 있다.
태스크의 ‘결재’ 아이콘을 클릭하면, 결재를 상신 할 수 있다.
김사원이 장대리에게 ‘기획안 결재’를 상신한 것을 볼 수 있다.
장대리의 마인드맵 뷰에서는 결재 아이콘에 빨간 점이 생긴 걸 볼 수 있다. 결재의 권한을 가진 장대리가 결재를 승인 또는 반려할 수 있다.
② 릴레이션
이런! 업무 중 김사원이 담당하는 태스크에 릴레이션이 발생했다. 김사원의 업무 중 급하게 처리해야 할 이슈가 생긴 것 같다(수군수군)!
이처럼 업무 도중 문제가 발생하면 자동으로 태스크가 ‘이슈’ 상태로 전환되면서 빨간색으로 시각적으로 표시된다. 이슈로 변경된 태스크는 릴레이션이 해결될 때까지 사라지지 않는다.
응답자는 릴레이션이 걸린 태스크를 클릭하여 업무의 문제 상황을 파악한 후, 문제를 해결하여 ‘완료’를 눌러주면 사라진다. 신입사원과 같이 업무 진행이 능숙하지 않은 사람들에게는 ‘보호장치’라고 말해도 과언이 아니다.
누구나 처음이면 실수할 수 있다. 그 실수를 최대한 빠르게 바로잡으면 해결된다.
대부분 회사에서는 업무 실수를 바로잡는 과정에서 누락이 발생하여 잡음이 생기고 상황이 더 꼬이기만 한다. 하지만, ‘릴레이션’ 기능을 사용한다면 업무의 흐름 중 문제가 발생한 부분을 직관적으로 표현해주어 초급자에게도 명확하게 전달되기에 빠른 시일 내에 문제를 조치할 수 있다.
담당자가 출장으로 인해 자리에 없더라도, 클로바인을 통해 언제, 어디서나 놓치지 말아야 할 중요한 업무를 차질 없이 진행할 수 있을 것이다.
③ 피드
‘릴레이션’ 기능은 업무 중 발생하는 이슈와 같이 무거운 주제로 다루어졌지만, ‘피드’ 기능은 조금 더 자유롭고 가볍게 소통이 가능한 곳이다. ‘업무용 SNS 공간’이라고 할 수 있다.
김사원은 피드 기능을 이용하여 이미지 또는 영상 예시를 보여주며 시장 조사한 것을 기록하고, 팀원들에게 공유하며 소통하고 있는 것을 볼 수 있다.
지금까지 소개해준 기능들만 잘 사용하더라도 “일 잘한다”라는 소리를 들을 수 있다고 장담한다. 하지만, 김사원을 더 효율적이고 신속하게 일을 할 수 있도록 도와준 기능 2가지가 있었는데…
#4 템플릿 = 원하는 프로젝트 무한 붙여넣기
동일한 프로젝트 형태를 여러 번 반복해서 만들 수 있는 ‘템플릿’ 기능이다. 프로젝트의 마인드맵을 템플릿화 해서 반복적으로 사용할 수 있어 업무의 속도를 10배나 상승 시켜주는 알찬 기능이다.
#5 태스크 보드
다음 꿀팁 기능인 ‘태스크 보드’는 업무별로 사용자가 중요하게 생각하는 것들로 분류할 수 있다. 사진에서 보는 것처럼 주간, 월간 단위로 꾸준히 진행해야 하는 업무들을 따로 분류하여 볼 수 있다.
특히, 상사의 긴급 지시사항 또는 업무 중 문제가 발생한 업무로만 분류해서 볼 수 있어 신입 김사원에게 업무 중 실수를 방지해 주는 혜자 기능이다.
.
.
.
클로바인의 기능 덕분에 어리바리한 성격의 단점을 극복하고 ‘A급’ 사원으로 거듭난 김사원을 볼 수 있었다.
기존에 손수 일일이 적으면서 업무를 파악하고 관리했던 것과 달리 클로바인은 참여 구성원들이 어떤 일을 진행하고 있고, 해당 업무에 어느 정도 할당을 하고 있는지 볼 수 있으므로 업무 효율에 큰 도움이 될 것이다.
올해 상반기 공채 시즌이 시작되면서 곳곳에 새로운 신입사원들이 등장할 텐데, 모두들 클로바인 기능들을 잘 활용하여 기죽지 않고 당찬 신입사원으로 거듭나길 바란다.
