클로바인 FAQ ②
: 사용자 라이선스
활성화 및 권한 설정

클로바인 기능 │ 2023.06.14

벌써 하반기를 맞이한 2023년. 클로바인으로 프로젝트를 관리하며, 상반기 업무성과를 측정하고 하반기 목표를 다시 설정할 수 있었어요. 개선된 성과 목표에 따라 충원 인원과 함께 새로운 사업을 진행하려 합니다.

워크스페이스 아래 프로젝트를 생성한 뒤 워크스페이스 사용자로, 프로젝트 참여자로 추가까지 완료했죠. 그런데 이전 기록도, 새롭게 생성한 프로젝트에도 진입이 안 된다고 합니다. 무엇을 놓친 걸까요?

👀 사용자를 초대했는데 왜 프로젝트 내용이 안 보이나요?

클로바인을 처음 사용하시는 고객분들로부터 가장 문의가 많은 부분입니다. 바로 인원을 추가했는데 기능에 접근할 수 없다는 것이죠.

이번 글에서는 클로바인에서 프로젝트를 원활하게 관리할 수 있도록 설정하는 단계, 사용자 라이선스 활성화와 권한 설정에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

라이선스(License)의 사전적 의미는 ‘허가’

라이선스 활성화는 클로바인 기능 사용 허가라고 볼 수 있는데요. 즉, 마인드맵과 간트차트, 칸반보드의 프로젝트 태스크 쓰리 뷰(Three-view) 기능을 포함해 전반적인 클로바인의 기능을 이용하기 위해서는, 사용자의 라이선스가 활성화되어 있어야만 하는 것이죠.

만약 사용자를 워크스페이스에 초대만 하고 라이선스를 활성화해주지 않는다면, 사용자는 초대된 워크스페이스 내에서 프로젝트 진입 자체가 불가능합니다. 오직 개인 도구인 대시보드에서 할 일이나 메모, 태스크 보드만을 이용할 수 있어요.

클로바인은 이 라이선스 수를 기준으로 결제가 이루어지는데요. 팀으로의 협업 프로젝트 관리 체험을 위해, 어떤 요금제에서도 라이선스 3개가 기본으로 제공된답니다!

즉, Free 요금제를 이용하고 있더라도, 워크스페이스 사용자로 본인을 포함해 세 명까지 초대한 후 세 명의 라이선스를 활성화할 수 있어요. 추가 사용자 활성화를 위해서는 추가 라이선스가 필요합니다. 50명이 근무하는 기업이라면 47개의 요금제(라이선스)를 구매하면 되죠.

클로바인 요금제 살펴보기

✨ 사용자 라이선스 활성화하기

워크스페이스 관리자는 워크스페이스 설정 중 계정 탭에서 워크스페이스 사용자 목록을 확인할 수 있습니다. 현재는 관리자 ‘이클로’ 외에 ‘정바인’, ‘김헤븐’이 초대되어있네요.

상단에는 현재 요금제에 따른 라이선스 수와 사용자 수가 표시되는데요. 100개의 라이선스를 보유하고 있으며 워크스페이스 사용자 3명의 라이선스는 모두 활성화된 것을 확인할 수 있습니다.

이전 글에서 사용자 추가 단계를 살펴보며, 사용자가 워크스페이스 초대를 수락한 시점에 워크스페이스 관리자에게 라이선스 여유분이 있다면, 해당 사용자의 라이선스는 자동 활성화되는 점을 알려드렸습니다. 상단 이미지를 보면, 100개의 라이선스를 보유하고 있어 앞으로 사용자 97명까지는 워크스페이스 초대 수락 시 모두 라이선스가 자동으로 활성화되겠네요!

‘사용자 라이선스’ 버튼을 클릭함으로써 간단히 라이선스를 활성화/비활성화할 수 있습니다. 단, 워크스페이스 관리자의 계정은 라이선스 비활성화가 불가합니다.

초대한 사용자가 프로젝트에 진입할 수 없다면, 가장 먼저 이 라이선스 활성화 여부를 체크해 보세요!

그럼 사용자 라이선스만 활성화하면 클로바인의 모든 기능을 이용할 수 있을까요?

🔒 사용자 권한 설정하기

결론부터 말하자면 그렇지 않습니다. 라이선스 활성화는 단순히 워크스페이스에서의 클로바인 기능 사용을 허가하는 행위이기 때문에, 구체적으로 어떤 기능을 사용할지 상세 설정이 필요하죠. 이때 필요한 것이 바로 권한 설정입니다.

사용자별 세부 권한은, 워크스페이스 설정 탭 중 ‘권한’ 페이지에서 설정할 수 있습니다. 권한은 ‘일반 권한’과 ‘프로젝트 권한’으로 구분됩니다. ‘+ 새 권한’ 버튼을 클릭해 항목별 세부 사항을 자유롭게 선택하여 사용자별 권한을 설정합니다.

1️⃣ 일반 권한 설정

일반 권한은 프로젝트 외부 권한, 즉 워크스페이스 권한을 의미한다고 볼 수 있습니다. 워크스페이스 내에서 공통으로 적용되는 프로젝트 검색/생성 기능에서부터 공유 폴더와 템플릿, 그리고 환경에 관한 권한들을 설정할 수 있죠.

미리 상황에 따른 권한을 생성해두면, 사용자가 워크스페이스 초대를 수락할 때 관리자는 세팅된 권한에 추가할 사용자만 선택하면 되니 초대 과정이 한결 간단해집니다.

상황별 권한 세팅이 어려우실 분들을 위해 클로바인에서는 기본 권한 템플릿을 제공하고 있습니다. 권한 목록 중 ‘템플릿 불러오기’ 버튼을 클릭하면, 현황을 확인만 할 수 있는 뷰어 권한에서부터 모든 기능을 사용할 수 있는 최고 관리 권한, 드라이브 관리 권한, 인사 관리 권한, 태스크 관리 권한 중 원하는 템플릿을 선택해 사용할 수 있죠.

해당하는 일반 권한 목록에 사용자를 추가해 간단히 권한을 설정합니다.

2️⃣ 프로젝트 권한 설정

워크스페이스에 해당하는 일반 권한을 설정했다면, 프로젝트 권한도 함께 설정해 주어야 하죠. 프로젝트 현황과 태스크, 릴레이션, 참여자, 예산, 설정에 관한 세부 권한을 세팅하고 사용자를 추가합니다. 마찬가지로 불러온 권한 템플릿을 적용할 수 있습니다.

워크스페이스 관리자만 가능했던 일반 권한 설정과 달리, 프로젝트 권한 설정은 ‘권한 설정 편집’ 권한을 부여받은 사용자라면 누구나 가능한데요. 참여하고 있는 프로젝트 내부 설정 탭의 권한 설정 탭에서 변경이 가능합니다.

🌐 라이선스와 권한으로 안전하게 협업하기

이렇게 라이선스가 활성화되고 권한이 설정된 사용자는 참여 프로젝트를 제대로 관리할 수 있게 됩니다. 프로젝트 기획 의도와 목표·방향성에 따라 태스크를 구성하고 마인드맵-간트차트-칸반보드 쓰리 뷰의 연동으로 복잡한 프로세스도 원활히 관리할 수 있죠.

특히 태스크 보드와 담당자 기능을 통해서는 외부 협력 업체와도 쉽고 빠르게 정보를 공유할 수 있습니다. 외주업체를 워크스페이스에 초대한 뒤 협업 시 필요한 권한만 부여해 프로젝트 참여자와 태스크 담당자로 설정한다면, 라이선스 활성화 없이도 담당 태스크에 대한 태스크 보드 활용이 가능해지죠.

태스크 보드의 상세한 기능 활용은 클로바인 활용꿀팁을 참고해 주세요!