협업이라는 단어를 들으면, ‘조별 과제’가 떠오르곤 합니다. 하나의 과제 혹은 주제에 대하여 각자 업무를 분담하고 역할에 맞게 수행하는 것이죠.
하지만 저는 조별 과제를 하면서 한 번도 제대로 된 ‘협업’을 했다고 생각해 본 적은 없습니다. 단순히 내가 맡은 일만 잘 수행하는 것으로 끝나곤 했죠.
아마도 조별 과제에서의 단순한 업무 분담과 수행 만으로는 협업의 본질을 체험하지 못했기 때문일 겁니다. 현실적인 협업의 중요성을 그때는 알지 못했죠.
협업 툴 + 프로젝트 관리 전문 툴
4차 산업혁명 시대, 협업은 필수불가결한 요소로 자리 잡고 있죠. 디지털 협업 도구의 발전으로 협업 방식은 더욱 진화하고 있습니다. 클라우드 기술의 발전은 우리에게 지금까지와는 또 다른 혁신적인 협업 공간을 만들어주고 있습니다.
이제 협업툴, 업무툴의 시대가 도래했다고 해도 과언은 아닐 것 같습니다. 협업툴의 중요성을 많은 사람들이 인지하고 있고, 실제로 많은 기업에서 도입해 활용하고 있죠.
하지만 협업툴 만으로는 프로젝트의 전반적인 관리에 한계가 있습니다. 특히 프로젝트가 복잡해지고 규모가 커질수록, 업무 분담과 일정 조율은 더욱 어려워집니다. 이때 필요한 것이 프로젝트 관리 전문툴이라고 할 수 있습니다.
프로젝트 관리툴은 프로젝트 전체를 관리하기 위한 종합적인 도구로, 업무 분담과 일정 관리, 프로젝트 진행 상황 및 성과 분석 등 맞춤 기능을 제공합니다. 이를 통해 프로젝트의 효율성과 생산성을 높일 수 있습니다.
또한 프로젝트 관리툴은 협업툴에서 조금 더 나아가, 각 구성원의 역할과 책임을 명확하게 지정할 수 있습니다. 누가 어떤 일을 수행해야 하고, 그 일정은 어떻게 조율되어야 하는지 등을 자세히 설정할 수 있습니다. 프로젝트의 진행 상황을 모니터링하고, 일정 지연되기 쉬운 작업들을 빠짐없이 처리할 수 있게 되는 것이죠.
협업툴과 프로젝트 관리툴은 서로 보완적인 역할을 하기 때문에, 함께 사용하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다. 혹은, 협업툴 역할도 하면서 프로젝트도 전문적으로 관리할 수 있는 클로바인을 사용하거나요
🕸 복잡한 프로젝트의 연결
프로젝트 관리 전문 솔루션의 가장 큰 장점은 복잡한 프로젝트를 관리하기 용이하다는 것이죠. 하나의 프로젝트를 진행하게 될 때 그 과정에서 수많은 업무와 산출물들이 발생하게 됩니다. 이것들을 모두 통합하고 관리하는 것은 쉽지 않은 일이죠.
하물며 여러 부서의 다양한 프로젝트, 그리고 규모가 크고 복잡한 프로젝트가 많은 조직의 경우는 어떨까요?
프로젝트 관리툴을 활용하게 되면 모든 업무를 하나의 플랫폼에서 통합적으로 관리할 수 있겠죠. 각 업무의 세부적인 내용을 추적하고, 일정을 관리하며, 팀원들과의 협업도 가능할 것입니다.
이를 통해서 프로젝트의 전반적인 진행 상황을 한눈에 파악하고, 문제가 발생했을 경우 이슈에 빠르게 대응할 수 있습니다.
클로바인의 마인드맵에서는 업무 단계를 구조화해 표현할 수 있습니다. 아무리 복잡한 업무라도 체계적으로 구조화, 단계별로 생성하고 작업하게 되면 관리자 뿐만 아니라 실무자도 굉장히 편리하겠죠.
업무의 진행 현황은 ‘대기, 진행, 완료, 이슈, 홀드’와 같은 5개의 컨디션으로 시각적으로 표현하고 있습니다. 굳이 진행 상황을 보고 하지 않아도, 프로젝트 구성원 누구든 실시간으로 확인할 수 있으니 일석이조네요.
게다가 각 업무 담당자가 누구인지 찾아다닐 필요도 없습니다. 마인드맵의 태스크에 담당자를 지정할 수 있어요. 담당자 프로필만 확인하고 바로 업무 요청을 할 수 있다니, 너무 효율적이지 않나요? 이제는 협업도 효율적으로 하는 시대라구요!
복잡한 프로젝트를 효율적으로 관리하기 위해서는 단일화된 업무 프로세스와 관리자/실무자를 보조해 줄 수 있는 ‘프로젝트 협업툴’ 클로바인만 있다면 문제 없을 겁니다.
투명한 커뮤니케이션
협업에서 가장 중요한 것은 ‘소통’ 입니다. 직장인이라면 공감하겠지만 실무를 하다 보면 이게 내 일인지 니 일인지, 왜 하는건지, 누가 지시한건지, 그 다음 업무 프로세스는 어떻게 되는지.
나는 분명 A라고 얘기했는데 왜 B라고 알고 있는건지, 답답할 때가 한 두 번이 아닙니다. 이러한 소통의 오류, 혼란은 많은 시간과 비용을 낭비하게 만듭니다.
클로바인의 피드 기능은 프로젝트의 구성원들이 전반적인 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있도록 ‘메신저’ 역할을 합니다. 업무 이슈가 발생했을 경우, 태스크의 피드에 남겨 빠르게 전파할 수 있죠. 피드 알림 기능까지 제공하고 있으니 놓칠 일도 없을 거예요.
모든 구성원은 맡은 업무의 상황을 정확하게 파악하고, 이슈나 결정 사항 등을 함께 공유하고 논의할 수 있습니다. 이러한 과정으로 모든 팀원은 업무 프로세스에 대한 공감대를 형성할 수 있겠죠. 또한 각 구성원이 맡은 역할과 책임을 명확하게 파악할 수 있어, 불필요한 의사소통 오류나 중복 업무를 방지할 수 있습니다.
피드 기능 하나만으로도 팀 전체의 커뮤니케이션과 협업을 원활하게 하고, 프로젝트의 효율성과 성과를 높일 수 있습니다. 이는 프로젝트의 성공에 매우 중요한 역할을 한다고 볼 수 있죠.
🐾 업무 프로세스의 연속성
성공적인 협업을 바탕으로 프로젝트를 수행하기 위해서는 일정한 업무 프로세스가 필요합니다. 이러한 업무 프로세스를 체계적으로 관리하기 위해서는 업무의 연속성을 유지하는 것이 무엇보다 중요하겠죠.
모든 협업 구성원은 각 단계에서 이전 단계에서 진행된 업무와 그 자료들에 대해 충분히 이해하고 있어야 합니다. 업무 프로세스의 연속성을 유지하는 것은 업무의 흐름을 파악하는 능력을 키우는 것과 같습니다.
클로바인에서는 ‘프로젝트 템플릿’ 기능을 제공하고 있습니다. 비슷한 유형의 업무 프로세스 혹은 프로젝트를 진행하게 될 경우 미리 업무를 ‘템플릿’으로 표준화 할 수 있습니다.
새 담당자가 오더라도, 내 부사수가 일을 진행하더라도 이전에 성공했던 프로젝트의 프로세스를 따라 업무를 단계적으로 수행할 수 있겠죠.
모든 업무 단계, 일정, 필요 구성원, 우선 순위, 권한 제한 등. 프로젝트를 진행할 때마다 번거롭게 다시 결정하지 않아도 빠르고 효율적으로 시작할 수 있습니다.
게다가 템플릿을 사용해 업무 프로세스의 연속성을 유지하면서도, 프로젝트 시작 후 변경되는 업무 내용에 대해서는 바로 수정 적용할 수 있으니 매우 유연하게 대처할 수도 있겠죠.
😎 프로젝트 관리의 새로운 정의
진정한 협업이란 모든 구성원이 공동의 목표를 가지고, 각자의 역할을 수행하며 서로 협조하여 목표를 달성하는 것입니다. 이를 통해서 개인의 능력을 극대화시키고 팀 전체의 성과를 올리는 것이 그 핵심이죠.
협업과 업무 프로세스 관리는 모든 조직에서 매우 중요한 역할을 합니다. 이제 디지털 시대에 맞춰 프로젝트 관리툴로 다양한 프로젝트를 관리하면서 업무 프로세스의 연속성을 만들어 나가세요.
협업과 프로젝트 관리의 중요성을 이해하고, 이것을 적극적으로 활용할 때 조직 내부 업무 효율성은 크게 향상될 것입니다.
클로바인 하나면,
협업도 하면서 프로젝트 관리도 전문적으로 할 수 있는데,
왜 안해?
