“왜 PM팀은 매번 최종 기획안 보고가 지연 됩니까?” 
“최대한 일정 조율하고 모니터링 했는데.. 죄송합니다.”우리 팀 프로젝트, 왜 번번이 실패하는 걸까요? 이번에야말로 업무 일정을 준수하기 위해서 이리 뛰고 저리 뛰며 조율을 했지만, 마감 일정에 늦고 만 A차장.
유관 부서와의 협의, 일정 조율, 회의를 하는 것 만으로도 벅찬데 프로젝트 이슈까지 발생하면 그야말로 멘붕이라고 하네요.
이메일, 메신저로 타 부서에 협업을 요청하고 일정을 조율하는, ‘일’을 위한 ‘일’. 조금 더 빠르게 팀 프로젝트 구성원들과 소통하고 의사 결정 하는 방법은 없을까요?
조직의 팀 프로젝트는 한 사람 만으로는 이루기 힘든 목표를 구성원이 함께 달성하는데 큰 도움이 되죠. 하지만 여러 사람이 함께 일할 때는 그만큼 협업 과정과 커뮤니케이션이 더욱 중요해집니다.
팀원들 간의 역할 분담, 일정 관리, 업무 흐름 파악, 파일 공유 등 프로젝트의 모든 과정을 체계적으로 관리할 수 있는 ‘프로젝트 관리 툴’!
클로바인은 팀 프로젝트의 성공에 꼭 필요한 프로젝트 관리 소프트웨어가 아닐까 싶습니다.
프로젝트 관리 ‘기본’ 기능
🟢 즐겨찾기 - 프로젝트 파악하기
여러분은 각자 진행하고 있는 모든 프로젝트를 잘 파악하고 계신가요?
프로젝트 관리의 기본은 내가 어떤 프로젝트의 구성원으로 참여 중에 있고, 몇 개의 프로젝트를 수행 중인지, 프로젝트의 진행 현황은 어떤지 파악하는 것입니다.
참여 중인 프로젝트의 리스트를 직접 확인해서 만드는 것이 아닌, 프로젝트 구성원으로 초대되는 순간 자동으로 리스트가 생성된다면 굉장히 편하겠죠.
또, 내가 맡은 업무가 끝났더라도 추가적인 이슈는 없는지 해당 프로젝트로 진입해 확인할 수도 있습니다.
🟢 마인드맵 - 프로젝트 계획 세우기
마인드맵 기능은 프로젝트 관리에서 정말 유용한 기능이라고 할 수 있습니다. 프로젝트를 맡아 진행하게 되면 어떻게 계획을 세우시나요? 전체 일정은 잘 관리되고 있나요?
프로젝트의 마인드맵에서 계획을 세울 때, 전체 업무에 대한 프로세스와 일정, 담당자까지 한 번에 지정할 수 있어 매우 활용성이 높습니다.
프로젝트 회의를 할 때도 이 마인드맵 하나로 모든 구성원들의 업무 담당과 전체 프로세스, 일정을 설명할 수 있으니 명확하게 내용 전달도 가능하겠죠.
추가적인 수정이나 업무 변동에 대한 것도 그때마다 수정, 삭제 가능하기 때문에 어떤 이슈가 발생하더라도 유연하게 대처할 수 있을 겁니다.
🟢 간트차트 - 일정 관리하기
팀 프로젝트를 진행할 때 가장 까다로운게 바로 일정 조율이죠. 다양한 유관 부서가 엮여있기 때문에 각 구성원들의 모든 일정을 파악하는 것이 쉬운 일은 아닙니다.
하지만, 클로바인의 간트차트를 활용하게 된다면 어떨까요? 관리자가 챙기지 못했던 부분까지도 수월하게 파악할 수 있겠죠.
팀 프로젝트 참여자 또한 실시간으로 일정을 확인할 수 있기 때문에, 조율이 필요할 경우 직접 확인하고 빠르게 조율할 수 있죠.
또한, 중요 일정을 설정하는 ‘마일스톤’ 기능을 통해서 한 번 더 참여자들에게 리마인드도 할 수 있습니다.
관리자 여러분, 업무 일정에 대한 공유와 조율 때문에 낭비되던 시간을 절약할 수 있는 기회가 아닐까요?
🟢 칸반보드 - 업무 우선순위 파악하기
프로젝트를 성공적으로 완수하기 위해 중요한 것이 업무에 대한 ‘우선순위’를 잘 파악하는 것입니다.
하고 싶은 일, 쉬운 일을 하는 게 아니라 ‘해야 할 일’을 체계적으로 관리하고 우선순위를 지정하여 업무를 처리하는 게 먼저입니다.
칸반보드를 활용한다면 내가 현재 맡고 있는 업무 중, 어떤 것을 가장 먼저 처리해야 하는지 바로 확인할 수 있습니다.
프로젝트의 참여자로 업무 우선순위가 뒤죽박죽으로 엉켜있거나 업무 관리가 어려웠던 실무자는 필수적으로 이용하면 좋을 기능이죠.
🔔 프로젝트 관리 ‘필수’ 기능
🔵 포트폴리오 - 조직 목표 공유하기
팀 프로젝트 참여자라면 내가 어디로 나아가고 있는건지, 업무를 잘 수행하고 있는건지 헤매거나 방향성을 잃을 때가 많죠. 그렇기 때문에 프로젝트 매니저 혹은 관리자가 지속적으로 피드백을 주어 이끌어가야 합니다.
포트폴리오를 통해서 우리 조직의 전략과 목표에 대해 실시간으로 팀원들과 공유하세요. 중요한 일정이나 미팅이 있다면 포트폴리오의 마일스톤을 설정해 미리 알리세요.
팀 프로젝트에서는 목표 설정과 공유, 그리고 동기부여가 업무의 성과에 영향을 주기 때문에 포트폴리오 기능을 잘 활용한다면 더욱 빠르게 성장할 수 있습니다.
🔵 참여자 관리 - 담당/역할 지정하기
프로젝트 팀을 꾸릴 때, 어떤 방식으로 구성원을 설정하고 계신가요? 프로젝트 참여자에 대한 역량, 스킬, 타 업무 진행 여부, 공수 등을 정확히 파악하고 멤버를 구성하는 것은 매우 중요합니다.
클로바인의 참여자 관리 탭에서는 각 구성원들이 현재 참여하고 있는 프로젝트와 일정, 담당 업무에 대한 가중치까지 보여주어 최적의 팀 구성원을 꾸릴 수 있도록 도와줍니다.
또한, 마인드맵에서 계획했던 각 업무들에 대한 담당자를 명확하게 지정하여 권한을 부여할 수 있습니다.
각자 프로젝트에서의 역할과 책임이 명확히 부여된다면 더욱 막중한 책임감으로 업무에 임할 수 있겠죠?
🔵 피드 - 게시글/댓글 소통하기
우리 팀은 건전하게 소통하는 문화를 갖고 있나요? 프로젝트를 진행하면서 자유로운 환경에서 다양한 아이디어와 피드백을 주고 받는 건강한 소통 문화가 필요합니다.
요즘 소통 문화에는 ‘투명성’이 강조 되곤 하죠. 프로젝트 참여자라면 누구나 다 확인할 수 있는 공간 안에서 투명하고 솔직하게 커뮤니케이션할 수 있도록 오픈된 공간을 마련해야 합니다.
클로바인 피드에서는 모든 구성원들이 업무 내용을 투명하게 공유할 수 있기 때문에 잠재 리스크와 이슈에 빠르게 대처할 수 있겠죠.
또한, 프로젝트에 대한 모든 의견과 산출물, 정보들을 피드에 이력화 할 수 있으니 어떤 정보도 누락되는 일은 없겠죠. 다음 프로젝트를 시작할 때 참고 자료로 활용할 수도 있습니다.
🔵 드라이브 - 모든 파일 공유하기
하나의 프로젝트를 진행하더라도 여러 산출물과 다양한 버전의 파일이 생성됩니다. 우리 팀의 자산인 산출물, 모두 누락 없이 잘 관리하고 계신가요?
클로바인의 드라이브에서는 파일부터 폴더까지 모두 공유 드라이브에 업로드하고 팀원들과 빠르게 공유할 수 있습니다. 또한, 파일의 .최종, .최최종, .찐최종 버전까지 모든 버전을 이력화하여 보관해 줍니다.
혹시 파일을 수정했는데 이전 파일에서의 기록이 필요하거나 내용 확인이 필요하다면?
클로바인 드라이브에 같은 파일의 이름으로 올린 적이 있었다면 해당 버전의 파일을 다운로드 혹은 복원이 가능합니다. 이제는 효율적이고 똑똑하게 파일 관리 해요!
우리 팀에 적합한 툴, 클로바인
기업에 알맞는 프로젝트 관리 전문 툴을 선정하고 도입까지 하는 것은 상당한 시간이 걸리는 일입니다. 또한, 비용도 만만치 않기 때문에 신중하게 결정해야 하는 일이죠.
이 가이드를 읽고 프로젝트 관리 전문 협업툴, 클로바인이 정말 우리 조직, 팀의 프로젝트 협업을 성공적으로 이끌어줄 수 있을지 궁금하실거예요.
클로바인은 ‘무료’로도 이 기능들을 미리 체험할 수 있도록 서비스를 제공하고 있습니다. 팀에 도입하기 전, 미리 클로바인을 사용해 보고 우리 팀에 어떤 도움을 줄 수 있을지 경험해 보세요!
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