클로바인 FAQ ①
: 사용자 초대 및 참여자 추가

클로바인 기능 │ 2023.06.13

전문 프로젝트 관리에 특화된 PPM(Project Portfolio Management) 서비스, 클로바인! 클로바인은 복잡한 조직의 프로젝트는 물론 개인의 어떤 프로젝트라도 성공적으로 완수할 수 있도록 도와주고 있습니다.

사업을 진행하다 보면 프로젝트 기간이 길어지거나 외부 협업을 진행하는 등 프로젝트 규모가 커지곤 합니다. 이렇게 프로젝트 구조가 복잡해지고 관리하는 인원이 많아질수록, 형태만 갖춘 협업툴에서는 프로젝트 관리의 어려움이 드러나게 되는데요.

클로바인은 다수가 함께 사용할수록 더 뛰어난 관리 효과를 볼 수 있는 전문 프로젝트 관리 솔루션으로, 에너지 및 플랜트, IT 및 통신, 제조, 금융, 의료, 정부 기관 등 스타트업부터 대기업까지, 500+여 개의 기업이 클로바인과 함께 성장하고 있습니다.

이번 글에서는 처음 클로바인을 사용하며 헷갈릴 수 있는 사용자 명칭과 라이선스 등, 고객분들께서 가장 자주 하는 질문을 하나씩 살펴보도록 하겠습니다.

👥 새 사용자는 어떻게 추가하나요?

새 사용자를 초대하기 전, 확인해야 할 사항이 있습니다. 아마 클로바인 이용 가이드 튜토리얼 영상을 꼼꼼히 보셨다면 기억하실 텐데요. 사용자를 초대하는 장소가 워크스페이스인지, 또는 프로젝트인지 구분할 필요가 있죠.

프로젝트라는 용어는 익숙하실 텐데요. 워크스페이스(workspace)는 이 프로젝트를 관리하는 독립적인 작업 공간으로서, 보통 기업용 워크스페이스와 개인용 워크스페이스를 구분하기도 합니다. 보통 워크스페이스 한 곳에 기업 전체 인원을 초대하고, 사업별 담당 인원이 각 프로젝트의 참여자가 되는 것이죠.

즉, 새 사용자를 먼저 ①워크스페이스에 초대하고, 해당 인원을 담당할 ②프로젝트에 추가하는 두 번의 과정이 필요합니다.

💼 워크스페이스에 사용자 초대하기

워크스페이스 사용자 초대는, 해당 워크스페이스의 ‘관리자’만 가능한데요. 워크스페이스 관리자는 해당 워크스페이스를 생성한 사람을 의미합니다. 일반적으로 회사 대표(A)가 워크스페이스(W)를 생성하고, 직원들을 회사 워크스페이스에 초대하는 구조이기 때문이죠.

(만약 워크스페이스 관리자가 계정을 삭제하거나 워크스페이스를 폐쇄한다면, 해당 워크스페이스는 영구 삭제되어 복구할 수 없답니다)

워크스페이스 초대는 세 가지 방법으로 진행할 수 있습니다.

⑴ 워크스페이스 생성 시

⑵ 메가 메뉴 – 초대하기

⑶ 워크스페이스 설정 – 계정 탭

1️⃣ 워크스페이스 생성 단계에서 사용자 초대하기

첫 번째로 워크스페이스를 생성할 때 바로 해당 워크스페이스를 사용할 계정을 바로 초대할 수 있습니다.

워크스페이스를 생성하고 처음 진입하면 해당 워크스페이스와 관련된 사항을 지정할 수 있는 창이 뜨게 되죠.

기본 설정 단계를 지나 사용자 초대 단계에서, 이메일 또는 아이디로 워크스페이스 사용자를 초대할 수 있습니다. 현재 저는 프리미엄 요금제를 이용하고 있어, 사용자를 무제한으로 초대할 수 있어요. (스탠다드 요금제부터 무제한 사용자 초대가 가능합니다)

사용자를 초대하면 해당 계정에 이메일과 클로바인 내부 알림으로 초대가 전송됩니다. 초대 대기인원 목록이 함께 조회되며, 초대 요청을 재발송하거나 사용자 초대를 취소할 수 있습니다.

2️⃣ 메가 메뉴에서 사용자 초대하기

미처 워크스페이스 생성 단계에서 사용자를 모두 추가하지 못했더라도, 프로젝트를 진행하며 새롭게 추가해야 할 사용자가 생길 경우에도 언제든 워크스페이스에 새 사용자를 초대할 수 있습니다.

워크스페이스 내부로 진입해 왼쪽 상단 메가 메뉴(☰)에서 ‘초대하기’ 버튼을 클릭합니다.

워크스페이스 생성 시 사용자를 초대했던 과정과 동일한 창이 화면에 표시되어, 역시나 이메일과 아이디로 새 사용자를 초대할 수 있습니다.

단, 초대하기 메뉴는 워크스페이스를 생성한 워크스페이스 관리자에게만 노출되는 메뉴임을 참고해 주세요!

3️⃣ 설정(계정)에서 사용자 초대하기

마지막으로, 워크스페이스 설정에서 사용자를 초대할 수 있습니다. 메가 메뉴(☰)에서 ‘설정’ 버튼을 클릭해 워크스페이스 설정 메뉴로 진입합니다.

상단 탭에서 ‘계정’을 클릭합니다. 초대하기 메뉴와 마찬가지로, 워크스페이스 계정 탭 역시 워크스페이스를 생성한 워크스페이스 관리자에게만 노출되는 설정 탭입니다. (스토리지 탭 또한 관리자에게만 노출됩니다)

우측 상단 ‘사용자 초대’ 버튼으로 사용자 초대가 가능합니다.

💌 워크스페이스 초대 수락 과정

이렇게 세 가지 방법으로 사용자를 워크스페이스에 초대하면, 초대한 계정에 워크스페이스 초대 알림이 발송됩니다. 워크스페이스 외부의 초대 요청란에서 확인할 수 있네요. ‘수락하기’ 버튼을 클릭해 초대받은 사람이 워크스페이스 초대를 수락해야만 해당 워크스페이스의 ‘사용자’가 되는 것이죠.

클로바인에 로그인하지 않았더라도, 사용자가 가입한 이메일로 초대 알림이 발송된답니다.

초대 수락 시 워크스페이스 관리자에게 라이선스 여유분이 있다면, 해당 사용자의 라이선스는 자동 활성화됩니다.

워크스페이스의 관리자인 ‘클로바인’에게는 총 100개의 라이선스가 있어, 사용자 최대 100명까지 라이선스를 활성화할 수 있죠. 따라서 초대를 수락한 ‘김트리’ 계정의 라이선스는 자동 활성화된 것을 확인할 수 있습니다.

워크스페이스 관리자는 이용 중인 요금제에 따라 사용자를 워크스페이스에 자유롭게 초대하고, 필요에 따라 사용자별 라이선스를 활성화/비활성화할 수 있습니다.

이후 관리자가 초대한 사용자에게 부여할 워크스페이스 일반 권한과 프로젝트 권한을 설정하면, ‘김트리’ 사용자는 프로젝트 참여자 또는 태스크 담당자로서 업무를 진행할 수 있죠.

(라이선스 및 권한 상세 내용은 FAQ ② 참고)

🗂️ 프로젝트에 참여자 추가하기

사용자를 워크스페이스에 초대하고 라이선스 활성화 여부와 일반·프로젝트 권한을 설정했다면, 사용자를 프로젝트에 참여시키거나 태스크 담당자로 추가해야 합니다.

관리자만 사용자를 추가할 수 있었던 워크스페이스와 달리, 프로젝트 참여자 추가 및 담당자 추가는 해당 프로젝트를 생성한 초기 프로젝트 ‘책임자’ 외에도, 해당 권한을 부여받은 사용자라면 누구나 가능합니다.

프로젝트 참여는 두 가지 방법으로 진행할 수 있습니다.

⑴ 프로젝트 생성 시

⑵ 프로젝트 내부 – 참여자 탭

1️⃣ 프로젝트 생성 단계에서 참여자 초대하기

첫 번째로 프로젝트를 생성할 때 바로 해당 프로젝트에 참여할 사용자를 바로 초대할 수 있습니다. (프로젝트 생성은 메가 메뉴 ‘프로젝트 생성’ 버튼 또는 대시보드 프로젝트 위젯의 ‘+ 생성하기’ 버튼을 통해 가능합니다)

프로젝트의 기본 사항들을 설정한 뒤 ‘추가 설정하기’ 버튼을 클릭하면 해당 프로젝트 참여자를 바로 추가할 수 있습니다.

(단, 해당 프로젝트가 위치한 워크스페이스 사용자만 프로젝트에 참여시킬 수 있습니다)

2️⃣ 참여자 탭에서 프로젝트 참여자 초대하기

다음으로, 프로젝트 내부의 ‘참여자’ 탭에서 참여자를 초대할 수 있습니다.

프로젝트에 진입한 후 상단 참여자 탭에서 해당 프로젝트의 참여자 목록을 확인할 수 있는데요. 좌측 ‘참여자 추가’ 버튼을 클릭해 마찬가지로 프로젝트 참여자를 추가할 수 있습니다.

이렇게 워크스페이스에 새 사용자를 초대하고, 프로젝트에 참여자로 추가시키는 과정을 알아보았습니다. 핵심은 새 사용자를 프로젝트에 참여시키기 위해서는, 워크스페이스 초대가 먼저 이루어져야 한다는 것! 워크스페이스에 초대했다고 해서, 프로젝트에 자동 참여하는 건 아니라는 것!

이 외에도 고객분들께서 클로바인을 사용하며 자주 하는 질문들을 차례차례 알려드리며, 더 편리하게 프로젝트를 관리할 수 있도록 도와드리겠습니다.

[FAQ 바로가기]

사용자를 초대했는데 왜 프로젝트 내용이 안 보이나요?