요즘 많은 기업들이 디지털 전환 시대의 흐름에 따라서 ‘프로젝트 관리툴, 협업툴’을 전사적으로 도입하고 있는 분위기죠. 하지만 관리자들이 알아야할 것은 ‘관리툴’을 도입만 한다고 해서 전사적인 업무 혁신이 일어날 수 있을까요?

프로젝트 관리툴을 왜 사용하는 것이며, 어떻게 사용하면 모든 직원이 효과적으로 사용할 수 있을지 여러가지 방법에 대해 고려해야 합니다. 클로바인팀에서 프로젝트 관리툴을 효과적으로 사용하기 위한 몇 가지 방법을 클로바인 기능을 통해서 설명 드리고자 합니다.

⏳ 간트차트로 일정을 한눈에

프로젝트 진행 시 업무 일정을 정확하게 파악하고 태스크의 기간을 예측해 일정을 계획해야 합니다. 프로젝트 관리툴을 이용하면 이러한 일정 관리를 더 효율적으로 할 수 있으며, 일정 변동 사항이 있을 경우 해당 업무를 바로 반영할 수 있기 때문에 매우 유용하죠.

이를 가능하게 해주는 ‘간트차트’ 기능은 프로젝트 관리툴에서 사용하는 도구 중 하나로 작업 일정과 진척 상황을 시각적으로 보여주는 차트입니다. 클로바인 간트차트에서는 프로젝트 태스크의 시작일과 종료일, 작업 기간, 담당자 등의 정보를 포함하고 있으며, 시간이 지남에 따라 실시간으로 업무의 일정이 변경되거나 추가될 때, 간트차트로 쉽게 수정해 진행 상황을 업데이트할 수 있습니다.

간트차트로 업무 시, 프로젝트의 참여자들이 각자의 업무와 일정을 파악하고 협업하기에 매우 용이합니다. 실시간으로 반영된 태스크의 진행 상황을 서로가 언제 어디서나 바로 모니터링할 수 있죠. 팀원들과 간트차트를 공유하여 일정을 함께 작성하고 관리해 보세요. 팀원들의 역할과 책임을 간트차트에 반영하고 공유하여 투명하게 관리합니다.

간트차트를 효과적으로 활용하면 프로젝트 일정을 체계적으로 관리할 수 있으며, 팀원들과의 협업과 의사소통을 원활하게 할 수 있습니다.

칸반보드로 직관적인

업무할 때는 우선순위를 설정하는 것이 중요하죠. 프로젝트 관리툴에 우선 모든 업무를 등록한 후, 각 업무의 중요도를 구분하고 우선순위에 따라서 진행해야 합니다.

업무 우선순위를 관리하는데 매우 유용한 기능 중 하나가 ‘칸반보드’입니다. 칸반보드는 일의 진행 상황을 시각적으로 관리할 수 있는 도구입니다. 프로젝트의 작업들을 대기, 진행, 완료, 이슈, 홀드 등의 칸으로 나누어서 카드 형태로 작성합니다.

대기 칸에 있는 태스크들 중 우선순위가 높은 작업을 진행 칸으로 이동시키면서 실시간으로 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 또한, 각 태스크의 담당자들은 자신이 맡은 업무를 카드 형태로 작성하여 공유하고 협업할 수 있습니다. 클로바인의 칸반보드는 다른 기능들과 연동되어 있기 때문에 각 태스크 카드에는 상세 정보를 추가해 작업 진행 상황 및 기타 정보를 기록할 수 있습니다.

칸반보드를 활용하여 업무 우선순위를 관리하면, 일의 우선순위를 명확하게 파악하고, 팀원들 간의 일정 관리 및 업무 분담이 원활해집니다. 또한, 업무 처리 상황에 대한 정보도 보다 쉽게 팀원들과 공유할 수 있습니다.

💲 예산으로 측정되는

클로바인에서 제공하고 있는 ‘예산’ 기능의 경우, 예산 성과 관리를 위한 기능으로 활용할 수 있습니다. 예산을 설정하고 실행하는 과정에서 목표 달성 여부를 확인하고 개선해 나가야 합니다. 이를 통해 예산이 어떻게 진행되고 있는지 파악해 더욱 효과적으로 활용할 수 있습니다.

계획 예산에 따른 현재 진행 상황을 모니터링하고 분석합니다. 이를 통해서 예산 실행 과정에 대한 문제점을 파악하고, 조치를 취할 수 있겠죠. 계획 예산의 적정성을 검토하고, 필요하다면 예산을 조절하여 목표 성과에 가까워지도록 개선 방안을 마련합니다. 또한, 현재 예산 진행 상황 및 성과에 대해 보고를 진행해, 조직 내 외부와의 의사소통을 강화하세요. 조직 내의 역할과 책임을 명확히 하고, 협업을 강화해 나갈 수 있습니다.

위와 같은 요소들을 고려하여 예산 성과 관리를 수행하면, 프로젝트 예산의 효율성과 효과성을 높이고, 어디서 어떻게 낭비되고 있었는지 몰랐던 예산을 더욱 잘 관리할 수 있겠죠.