‘프로젝트’는 다양한 관점에서 효율적으로 진행해야 하는 매우 복잡한 과정입니다. 계획부터 실행, 완료까지 모든 업무를 수행하며 잠재적인 리스크 혹은 이슈가 발생할 수 있기 때문이죠. 아마 많은 기업에서, 또 많은 프로젝트에서 같은 문제를 겪고 있을 거예요. 이를 해결하기 위한 방안으로 ‘프로젝트 관리 툴’을 도입하고는 합니다.
프로젝트 관리 툴을 사용하는 이유는 다양하죠. 먼저 프로젝트 관리에 필요한 핵심 기능들을 하나로 통합하여 제공하고 있습니다. 업무의 분업/협업을 유연하게 해주며, 실시간 업무 추적과 모니터링이 가능하다는 것이 큰 장점입니다. 원활한 기업 협업의 중요성이 대두되는 요즘, it 솔루션의 종류도 다양해졌습니다. 일반적으로 기업이 바라는 기능과 도입 당위성에 초점을 두고 선택하게 되는데요. 처음이라면 어떤 프로젝트 관리 툴을 선택하고 어떻게 활용해야 할지 막막할 수 있습니다.
프로젝트 관리 핵심 기능이 자동 반영되는 클로바인
여러 프로젝트 관리 툴 중 클로바인은 프로젝트 관리 핵심인 마인드맵, 간트차트, 칸반보드, 프로젝트 현황 기능을 제공하고 있습니다. 클로바인의 핵심 기능 네 가지는 서로 연동되어 실시간으로 자동 반영된다는 것이 강점이죠.
프로젝트를 계획하고 추적하기 위해 업무와 정보를 시각화하는 것은 무엇보다 중요합니다. 단순한 프로젝트 목록과 엑셀 파일로는 부족하죠. 프로젝트 관리 툴은 프로젝트와 관련된 세세한 정보까지 모두 포함할 수 있어야 합니다. 또한 프로젝트 현황을 실시간으로 명확하게 파악할 수 있어야 합니다.
🔆 마인드맵: 프로젝트 계획과 구조화
보통 프로젝트의 전반적인 계획은 트리 구조로 수립되게 됩니다. 즉, 트리 구조와 닮은 마인드맵(Mind map)은 계획 수립 단계에서 유용하게 활용되는 핵심 기능이죠.
마인드맵에서는 먼저 가장 큰 단위의 레벨1 업무를 기준으로 작업(태스크)을 생성합니다. 그 후 레벨1 작업의 하위에 상세 실행 항목들을 나열해 태스크로 생성합니다. 그다음 각 태스크의 관계를 기반으로 우선순위를 파악하고 일정 계획을 수립합니다.
한 프로젝트의 태스크를 구성하는 것만으로도 프로젝트의 전체 흐름을 한눈에 파악할 수 있는 시각화! 바로 클로바인 마인드맵의 장점입니다.
프로젝트 관리 툴 마인드맵에서의 태스크 관리
클로바인 마인드맵에서는 각 작업(태스크)의 필수적인 정보까지 포함하여 관리할 수 있습니다.
클로바인에서는 태스크마다 담당자를 지정할 수 있습니다. 업무의 시작 및 종료일, 우선순위, 관련 파일, 게시글까지도 참여자들과 실시간 공유되죠. 각 태스크는 진행 상황에 따라 ‘대기, 진행, 완료, 이슈, 홀드’의 5단계로 지정됩니다. 업무 상태를 직관적으로 파악할 수 있는 구조입니다.
프로젝트에서는 다양한 업무와 정보가 혼동되거나 복잡하게 얽힐 수 있습니다. 이러한 정보를 효율적으로 관리하고 업무를 시각적으로 파악할 수 있게끔 구성하는 것! 바로 클로바인 마인드맵의 큰 장점 중 하나입니다. 프로젝트 현황을 파악하고 업무 진행 상황을 실시간으로 관리하는 데 더욱 유용하겠죠?
간트차트: 프로젝트 일정 관리
프로젝트를 성공적으로 완수하기 위해서는 일정 관리가 굉장히 중요합니다. 간트차트(Gantt chart)는 프로젝트 일정을 시각적으로 표현하는 가장 대표적인 도구죠. 간트차트에서는 각 작업(태스크)이 언제 시작되고 끝나는지, 어떤 작업이 동시에 이루어지는지 등을 한눈에 확인할 수 있습니다.
클로바인 마인드맵에서 생성한 작업(태스크)에 일정을 부여했다면,자동으로 클로바인 간트차트에서도 연동되어 반영됩니다.
업무 담당자 정보와 우선순위까지도 일정과 함께 연동되죠. 따라서 태스크 뷰에서 참여자 뷰로 형태를 변경하여 담당자에 따라 업무를 구분해 볼 수도 있습니다. 그 덕분에 관리자는 간트차트로 전체 일정을 쉽게 파악하고 관리할 수 있죠. 또한, 여러 작업이 동시에 진행될 때 담당자 혹은 업무 간 충돌을 예방하고 조율하는 데도 유용합니다.
프로젝트 관리 툴 간트차트, 엑셀과의 비교
일정 관리에 주로 사용되는 엑셀. 엑셀로 간트차트를 관리하는 것과 클로바인 간트차트를 사용하는 것의 차이는 무엇일까요? 바로 ‘유연성’입니다.
기업에게 중요한 리스크 관리. 처음 계획한 시작·종료 일정을 준수하는 것도 물론 중요합니다. 유연한 기업에게는 한 걸음 더 나아간 관리 스킬이 필요하죠. 클로바인 간트차트는 프로젝트 진행 중에 발생하는 이슈에 대해 일정을 유연하게 조정하며 능동적으로 대처할 수 있습니다. 엑셀같은 업무 도구로 일정을 수동으로 관리한다면 이슈에 즉각 대응하는 것이 까다로울 수 있습니다. 하지만 프로젝트 관리 툴을 사용한다면 변동 사항에 대한 조정이 훨씬 수월해집니다.
칸반보드: 태스크 진행상태 및 우선순위
칸반보드(Kanban Borad)는 업무의 진행 흐름을 시각적으로 관리하는 도구입니다. 칸반보드는 간단하면서도 직관적이어서 프로젝트뿐 아니라 개인 일정 관리에도 활용할 수 있죠. 진행 상태에 따라 구분된 보드에서 실제 업무 진행 상황을 체크할 수 있는 클로바인 칸반보드! 진행 상태별 업무 개수와 그에 따른 작업 우선순위, 일정을 관리할 수 있습니다.
클로바인 칸반보드에서는 마인드맵과 간트차트에서 생성한 작업(태스크)이 자동으로 연동됩니다.태스크의 모든 정보(담당자, 일정, 우선순위, 파일, 게시물 등)까지 동일하게 확인할 수 있습니다.
앞서 클로바인에서는 작업(태스크)을 진행 상태에 따라 대기, 진행, 완료, 이슈, 홀드의 5단계로 분류한다고 설명했죠. 칸반보드에서 이를 특히 더 유용하게 활용할 수 있습니다. 일정에 따라 자동으로 업무 컨디션이 변경되니, 현재 대기 중이거나 진행 중인 태스크가 빠르게 확인됩니다. 그뿐만 아니라 드래그&드롭으로 손쉽게 진행 상태를 변경할 수 있습니다.
유용한 프로젝트 관리 툴 칸반보드 기능
추가로 클로바인 칸반보드에서는 다양한 필터와 정렬 기능을 제공합니다. 모든 태스크 외에 담당 태스크만을 확인할 수도 있죠. 진행 상태 필터에 이어, 개인적으로 담당하는 업무만을 파악하고 관리하고 싶을 때 유용하겠죠?
* 마인드맵에서도 담당 태스크 뷰 기능을 활성화할 수 있어요. (단축키 Shift+V)
필터 기능을 통해서는 태스크를 일자 또는 우선순위에 따라 확인할 수 있습니다. 일정이 가까워진 업무도 직관적으로 파악할 수 있도록 디데이도 표현되죠. 우선순위 기능을 활용한다면 중요한 업무에 먼저 집중하고 효율적으로 일정을 관리할 수 있어요!
특히나 칸반보드 중 이슈 보드를 확인함으로써 프로젝트에서 문제가 있는 작업(태스크)만을 간단히 확인할 수 있습니다. 계획일정이 지났음에도 아직 완료되지 않았거나 별도 요청사항(릴레이션)이 걸렸다면 태스크는 이슈 상태가 되죠. 이슈 상태로 변화된 태스크를 칸반보드로 바로 확인하고 해결한다면 프로젝트는 원활히 진행될 거예요.
📈 프로젝트 현황: 프로젝트 대시보드
프로젝트를 진행하면서 프로젝트 매니저(PM)와 상위 관리자는 프로젝트의 진행 상황을 주기적으로 모니터링해야 합니다. 그래야만 다양한 관점에서 프로젝트를 컨트롤하고 더욱 나은 방향으로 나아갈 수 있기 때문입니다.
클로바인은 자동으로 프로젝트별, 포트폴리오별 진행 현황에 대한 대시보드를 생성해 줍니다.
프로젝트 현황 탭에서는 프로젝트의 전체적인 진행 상황과 세부 정보를 한눈에 파악할 수 있죠. 프로젝트 기간 및 남은 일정, 공개 및 진행 여부, 실제 작업 개수와 전체 진행률을 확인할 수 있습니다.
또한 팀원들이 실제로 진행하는 태스크의 상세 내용과 해당 작업의 진행률, 일정 지연, 담당자별 진행률을 집계하여 대시보드로 표현해줍니다. 관리자 입장에서 프로젝트 참여자들의 전반적인 업무 상황을 빠르게 파악하고 문제에 대처할 수 있죠. 관련된 프로젝트들을 모아 포트폴리오 형태로도 산출 가능하니, 업무 현황 파악 외에도 방향성 수립에 도움되죠!
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업무 현황 공유를 위한 수많은 보고 체계와 데이터 관리에 드는 시간을 줄여 나가세요. 유기적이며 실시간으로 공유되는 팀 커뮤니케이션은 우리 조직에 최적의 업무 생산성을 제공합니다.
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